Gabarit de la facture

Options disponibles dans le gabarit de facture

• Date de facturation : Date à laquelle vous créez la facture (peut être modifiée au besoin)
• Date d'échéance : Date à laquelle la facture est due (peut être modifiée au besoin)
• Épisodes de facturation : Épisode de facturation auquel la facture est attribuée
  • À noter : L’assignation aux épisodes de facturation a le potentiel d’affecter la valeur restante de l’allocation de couverture (si préalablement configurée dans l'épisode de facturation choisi).
• Langage : Langue dans laquelle le visuel de la facture est généré
• Point de service : Point de service auquel la facture et ses éléments sont associés 
  • Le point de service sélectionné affecte les éléments suivants :
    • Adresse de la clinique apparaissant sur le visuel de la facture
    • Point de service auquel les paiements sont rattachés dans le rapport de revenus
    • Point de service auquel la facture est rattachée dans le rapport de factures
• Travailleur autonome : Travailleur autonome associé à la facture (à assigner si nécessaire)
  • Le travailleur autonome sélectionné affecte les éléments suivants :
    • Le nom du travailleur apparaît au-dessus de l'adresse de la clinique sur le visuel de la facture
    • La facture et les paiements seront associés au travailleur dans le rapport de travailleurs autonomes
• Changer le signataire de la facture : Option permettant de remplacer la signature apparaissant sur le reçu (à utiliser au besoin)
  • Si cette option n'est pas utilisée, le signataire de la facture est automatiquement le thérapeute associé au rendez-vous facturé
  • Cette option peut être utile si la clinique ne facture que des articles et aimerait afficher une signature sur le reçu
• Profil de pratique : Choisir un profil de pratique si vous avez changer le signataire de la facture manuellement. 
• Facturer au : Option permettant de modifier le parti à qui la clinique émet la facture (à utiliser au besoin) 
  • Patient : choix sélectionné par défaut
  • Personnes ressources : si une personne-ressource est inscrite au dossier du patient
  • Tiers payeur : les choix disponibles sont ceux inscrits dans la base de données via Ma Clinique > Facturation > Tiers payeurs
    • Si un tiers payeur est sélectionné, ceci permettra de filtrer la facture par patient ou tiers payeur sur le rapport de comptes à recevoir
• Service rendu au : Changer le destinataire du service pour les assurances. 
• Remboursable : Si cochée, cette option retire la mention «NON REMBOURSABLE» sur la facture
• Afficher le diagnostic / problème : Si cochée, cette option affiche le diagnostic / problème assigné au regroupement de factures associé à la facture
• Description : Toute information inscrite dans ce champ sera affichée sur le visuel de la facture
• Taxes : Les taxes sont calculées et comptabilisées sur le total de la facture en fonction des configurations de taxes, services et articles facturés 
  • Aller dans Ma Clinique pour paramétrer vos taxes (via l'onglet Facturation), services et articles correctement.
  • Inscrire le prix de votre service/article avant taxe
  • Les rendez-vous et articles taxés peuvent être identifiés à l'aide d'un icône de facture avec $ (à la droite de l'icône de de corbeille) une fois la facture créée.
  • Si les taxes sont appliquées sur le total de la facture, celles-ci seront cochées en dessous du sous-total.
• Rabais: appliquer un rabais qui a été ajouté auparavant dans Ma clinique.
• Paiements : Consulter l'article suivant pour plus de détails sur les paiements : Appliquer un paiement

À noter : Il se peut que certaines de ces options n'apparaissent pas dans le gabarit de vos factures. Ces options dépendent des droits d'accès.

Menu déroulant - Actions

• Envoyer : Pour envoyer la facture et/ou reçu au patient par courriel
• Prévisualiser : Pour voir un aperçu du visuel de la facture
• Imprimer : Pour imprimer la facture et la remettre au patient
• Télécharger : Pour télécharger la facture et la conserver à votre ordinateur
• Annuler : Pour annuler la facture
  • Une facture annulée demeure dans le système et n'est pas comptabilisée comme facture actives dans tous les rapports concernés. Vous devez faire attention au total affiché sur la facture avant de l'annuler.
  • Vous devrez potentiellement retirer tous les éléments de la facture avant de l'annuler. Ex : Si le but est d'annuler la facture pour facturer le rendez-vous sur une autre facture, vous devez vous assurer de retirer le rendez-vous de la facture.
  • Un rendez-vous présent sur une facture annulée ne peut être facturé à nouveau sur une autre facture.
  • L'action d'annuler une facture peut être renversée en cliquant sur Restaurer.
  • Vous devrez également penser à la raison pour laquelle vous annulez la facture pour savoir quoi laisser et quoi retirer de celle-ci pour assurer que vos rapports balancent. Si un total demeure sur la facture, vous risquez de faire débalancer vos rapports. Si vous laissez un total de manière intentionnelle, pensez plutôt utiliser la fonction "Marquer comme perte".
• Marquer comme perte : Pour comptabiliser une facture comme perte
  • Une facture marquée comme perte demeure dans le système et est comptabilisée comme perte dans tous les rapports concernés.
  • Un rendez-vous présent sur une facture marquée comme perte ne peut être facturé à nouveau sur une autre facture.
  • L'action de marquer comme perte peut être renverser en cliquant sur "Restaurer".
• Supprimer : Pour supprimer une facture de la base de données
  • La suppression d'une facture est une action irréversible. Cela supprime toute trace de la facture sur la plateforme.
  • Le numéro d'une facture supprimée disparaît de la suite de facturation de la clinique.
  • L'action de supprimer une facture a pour effet de :
    • Supprimer les paiements appliqués sur la facture comme si ceux-ci n'avaient jamais été reçus et comptabilisés
    • Remettre les rendez-vous comme étant non-facturés pour pouvoir les facturer sur une autre facture. Elles retournent à l'horaire comme s'ils n'avaient jamais été facturés.
    • Remettre les articles à l'inventaire comme s'ils n'avaient jamais été facturés
  • Une facture qui est associé à un paiement en ligne ne peut être supprimé. Il faut la marqué comme Annuler.

Informations relatives aux factures

• Les signatures n'apparaissent que sur les reçus, donc à partir du moment où le patient a payé la totalité de la facture. Si un paiement partiel est effectué et qu'une balance est restante, la signature du thérapeute traitant n'apparaitra pas sur le visuel de la facture.
• Si la clinique ne facture que des articles, aucune signature n'est affiché sur le reçu. Pour remédier à cela, la clinique doit sélectionner un signataire de facture dans le menu déroulant à cet effet.
• Si le nom d'un employé n'apparait pas dans le menu déroulant de signataire de facture ou que la signature d'un employé n'apparaît sur les reçus de ses patients, veuillez vérifier si le thérapeute a bien configuré sa signature sur son compte via la section "Mon compte" accessible en cliquant sur son nom en haut à droite de l'écran.
• Il est possible de facturer plusieurs articles et/ou rendez-vous de plusieurs thérapeutes différents sur une seule et même facture. Vous devez simplement éviter cela si vous utilisez le menu déroulant "Travailleur autonome" pour éviter de comptabiliser les mauvaises données dans le rapport de travailleurs autonomes.
• Les rendez-vous ne peuvent être facturés qu'une seule fois. Si le rendez-vous que vous aimeriez facturer n'apparaît pas dans la liste des rendez-vous à facturer (accessible via la section "Articles" en cliquant sur le +) ceci est un indicatif que le rendez-vous a été : annulé, marqué comme absent, supprimé ou déjà facturé. Veuillez vérifier à l'horaire du thérapeute si le rendez-vous est bien présent et si celui-ci n'a pas été facturé par inadvertance.
• Il est impossible de facturer un service pour lequel aucun rendez-vous n'a été fixé. Si le rendez-vous que vous aimeriez facturer n'apparaît pas dans la liste des rendez-vous à facturer (accessible via la section "Articles" en cliquant sur le +) ceci est un indicatif que le rendez-vous a été : annulé, marqué comme absent, supprimé ou déjà facturé. Veuillez vérifier à l'horaire du thérapeute si le rendez-vous est bien présent et si celui-ci n'a pas été facturé par inadvertance.
• Le gabarit de le facture et la disposition des éléments sur celle-ci sont fixes pour toutes les cliniques utilisant Medexa. Aucune personnalisation ou changement manuel n'est possible.