Comment appliquer un paiement

Appliquer un paiement à partir de l'horaire

Pour payer une facture à partir de l'horaire, vous devez vous rendre dans l'horaire d'un thérapeute.

Voici les étapes pour appliquer un paiement dans l'horaire :

1. Les Cliquer sur le rendez-vous à payer
2. À partir de la fenêtre Statut du RDV, cliquer sur Créer une facture
   1. Une nouvelle facture va être créée qui n'aura aucun paiement
   2. Une nouvelle section va apparaître proposant plusieurs boutons
3. Cliquer sur Appliquer un paiement dans la liste des options
   1. Une nouvelle section va apparaître à l'écran
4. Dans la nouvelle section, il faudra choisir :
   1. Le Mode de paiement du nouveau paiement
   2. Le Pourboire (si celui-ci est activé dans "Ma clinique > Facturation > Paramètres")
   3. La Méthode de paiement du pourboire (si celui-ci est activé dans "Ma clinique > Facturation > Paramètres")
5. Cliquer sur Enregistrer
   1. Cela va appliquer un paiement sur la facture

À noter : Si vous ne voulez pas appliquer un paiement complet, cliquer sur Éditer pour accéder au gabarit de la facture et suivre les directives décrites ci-bas.

Si vous avez l'option des paiements en ligne avec PandaPay, vous pouvez cliquer sur Payer avec terminal (voir dernière section dans cette même page) au lieu de cliquer sur Appliquer un paiement.

À noter : Dans la fenêtre ci-dessus, on retrouve les options suivantes : 

• Envoyer : Permet d'envoyer la facture par courriel au patient
• Éditer : Accède au gabarit de la facture pour faire des modifications
• Imprimer : Ouvre un pop-up qui va permettre d'imprimer la facture
• Télécharger : Télécharger la facture en format PDF afin de la conserver dans votre ordinateur

Appliquer un paiement à partir de la facture dans l'onglet Facturation

Pour payer une facture, il faut retrouver la facture à payer à partir de l'onglet Facturation dans le menu de gauche ou aller dans le dossier du patient (dans la page Clients à gauche).

À noter : Si vous êtes dans l'onglet Épisode de facturation du dossier patient, assurez-vous de rechercher la facture dans le bon épisode.

Voici les étapes pour appliquer un paiement dans la facture :

1. Cliquer sur la facture pour l'ouvrir
2. Dans la section Paiements, cliquer sur Ajouter un paiement
3. Remplir les champs suivants :
   1. Date de paiement : date à laquelle le paiement est effectué
   2. Montant : montant du paiement à appliquer (peut-être modifié pour appliquer un paiement partiel)
   3. Numéro de référence : numéro de référence du paiement (si applicable au besoin)
      1. Le numéro de référence peut être un numéro de chèque, bordereau de paiement, confirmation de virement.
   4. Mode de paiement : méthode de paiement : méthode de paiement (parmi celles inscrites dans Ma clinique > Facturation > Modes de paiement)
   5. Payé par : qui possède une ligne déroulante avec deux options :
      1. Patient : le patient qui paye la facture
      2. Tiers payeur : l'assurance qui prend en charge la facture
         1. Le tiers payeur associé au paiement diminuera le montant restant de l'allocation de couverture.
         2. Pour plus d'informations relatives aux allocations de couverture, consulter l'article suivant : Allocation de couverture
   6. Tiers payeurs : liste de noms de tiers payeurs (disponible que pour le tiers payeur)
   7. Carte de crédit : permet de sélectionner une carte de crédit (disponible pour le patient s'il possède des cartes sur son dossier)
   8. Description : toute l'information relative au paiement, qui peut s'avérer important (si applicable, au besoin).
      1. Les éléments inscrits dans le bloc "Description" apparaîtront sur le visuel de la facture.
   9. Répartition du paiement : permet de répartir son paiement sur les différents items dans sa facture (un service ou des articles)
   10. Répartition des pourboires : permet d'ajouter un pourboire sur un paiement et de répartir celui-ci sur des thérapeutes (il faut que l'option des pourboires soit activé dans "Ma clinique > Facturation > Paramètres").
4. Cliquer sur Sauvegarder
5. Refaire les étapes 2, 3 et 4 si un autre paiement doit être appliqué
6. Une fois la fenêtre "Ajouter un paiement /Éditer un paiement" fermé, cliquer sur le bouton Sauvegarder en haut à droite de la facture pour enregistrer le/les paiements.

Appliquer un paiement via Payer avec terminal

Cette option permet de payer une facture via un terminal Dejavoo. Il faut que l'option soit activée auparavant si on veut pouvoir l'utiliser.

Celle-ci se retrouve depuis deux endroits dans Medexa:

• Dans l'horaire du thérapeute (voir première section de cette documentation)
• Dans l'onglet facturation (voir seconde section de cette documentation)

Quand on clique sur Payer avec terminal on a une section qui va s'ouvrir. Voici les étapes pour appliquer un paiement :

1. Type de transaction : type de transaction à appliquer au paiement
2. Type de paiement : paiement en débit ou crédit
3. Montant de la transaction : valeur de la transaction
4. Saisir le pourboire manuellement : permet de saisir ou non un pourboire sur le terminal
   1. Note : pour voir l'option, il faut :
      1. Activer l'option dans Medexa "Ma clinique > Facturation > Paramètres"
      2. Il faut que les tips soient activés sur votre terminal Dejavoo
   2. Note : voir tableau ci-dessous
5. Impression du reçu

Options du pourboire/tips:

Payer par terminal ou Appliquer un paiement ?

Vous hésitez entre l'option Payer par terminal ou Appliquer un paiement, car votre patient désire régler les frais de son rendez-vous ou de ces articles. Voici comme choisir entre les deux options selon les cas :

• Payer par terminal
  • Le patient désire payer par carte de crédit et il utilise la carte physiquement pour payer sur le terminal
• Appliquer un paiement (sélectionner la carte disponible dans le menu déroulant "Carte de crédit")
  • Le patient désire payer par carte de crédit (sans qu'il utilise le terminal, car sa carte est inscrite dans son dossier)
  • Ou vous désirez appliquer des frais d'annulation à son dossier