Créer une facture

Dans Medexa, on a plusieurs façon de pouvoir créer une nouvelle facture: via l'horaire du thérapeute, via facturation dans le menu de gauche ou de part le dossier patient.

À partir de l'horaire du thérapeute

La facturation à partir de l'horaire est appelée Facturation rapide. 

Ce mode de facturation permet d’émettre une facture pour un patient, de la payer et de l’envoyer par courriel à partir du rendez-vous à l’horaire. 

La Facturation rapide permet de procéder à la facturation pour les cas simples :

À noter : Si un de ces cas s'applique, il est possible de créer la facture à partir de l'horaire, mais vous devrez cliquer sur Éditer pour accéder à la facture et y apporter les ajouts nécessaires.

Pour créer une facture, vous devez vous rendre dans l’horaire d’un thérapeute ou d’une salle :

1. Cliquer sur le rendez-vous à facturer
2. À partir de la fenêtre Statut du rendez-vous, cliquer sur Créer une facture.
   1. Un bouton indiquant une flèche permet également de créer un devis.
3. Sélectionner une des options suivantes :
   1. Envoyer : Envoyer la facture/reçu par courriel au patient
   2. Éditer : Accéder au gabarit de la facture/reçu pour y ajouter/modifier/supprimer de l’information
   3. Imprimer : Imprimer la facture/reçu
   4. Télécharger : Exporter la facture/reçu en PDF sur le poste de travail
4. Cliquer sur Appliquer un paiement
5. Sélectionner le Mode de paiement
6. Cliquer sur Enregistrer

À noter : Si vous voulez effectuer des paiements partiels, vous devez accéder au gabarit de la facture en cliquant sur Éditer

À partir du menu Facturation à gauche

Cette section permet à la fois de créer des factures ou d'ouvrir une facture existante. On retrouve l'ensemble des factures qui ont été créée sur une période donnée.

La facturation à partir du menu de gauche est utilisée lorsque la clinique doit créer une série de factures pour plusieurs patients différents. 

Pour créer une nouvelle facture, vous devez :

1. Cliquer sur l’onglet Facturation du menu de gauche (voir image ci-dessus)
2. Cliquer sur le (+) en haut à droite
3. Rechercher le patient à facturer dans la liste
4. Cliquer sur le nom du patient
   1. Une nouvelle page va s'afficher

Sur cette nouvelle page, plusieurs options sont proposés:

1. Date de facturation: date à laquelle la facture sera émise
2. Date d'échéance: date d'échéance de la facture
3. Épisode de facturation: liste des épisodes créés pour le client
4. Langue: choix de langue de la facture
5. Point de service: sélection du point de service de la facture
6. Travailleur autonome: choisir le travailleur autonome
7. Choisir le signataire de la facture: la personne qui va signer la facture
8. Profil de pratique: le profil de pratique émis sur la facture
9. Facturé au: qui possède une ligne déroulante avec deux options:
1. Patient: le patient qui paye la facture
2. Tiers payeur: l'assurance qui prend en charge la facture
   1. Le tiers payeur associé au paiement diminuera le montant restant de l'allocation de couverture.
   2. Pour plus d'informations relatives au allocations de couverture, consulter l'article suivant: Allocation de couverture
10. Tiers payeurs: liste de noms de tiers payeurs (disponible que pour le tiers payeur)
11. Service rendu au: la sélection de la personne a qui on rend le service
12. Cacher la mention "non remboursable": mention visible ou non dans la facture
13. Afficher le diagnostic / problème: afficher le diagnostic ou non dans la facture
14. Description: ajouter une description
15. Ajouter un rabais: appliquer un rabais qui a été créé dans Ma clinique
16. Articles: voir ci-dessous
17. Ajouter un paiement

Ajouter des éléments à facturer, Articles : 

1. Aller à la section Articles et cliquer sur le (+)
   1. Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir

Sélectionner des rendez-vous / des Articles:

1. Rendez-vous: Cocher les rendez-vous à facturer et cliquer sur Sauvegarder
   1. La liste affiche tous les rendez-vous du patient non facturé et à l’horaire de l’un des thérapeutes.  Si le rendez-vous à facturer n’est pas dans la liste, vérifier l’horaire du thérapeute traitant. Si le rendez-vous à facturer n’est pas dans la liste, il a possiblement été : annulé, supprimé ou déjà facturé.
2. Articles: Cocher les articles à facturer et cliquer sur Sauvegarder. Si un article indique Rupture de stock, vous devez augmenter la quantité assignée à cet article dans l’inventaire (via "Ma Clinique > Articles") avant de pouvoir l’ajouter à une facture.
3. Pour modifier les items à facturer : Cliquer sur l’icône de crayon au bout à droite du rendez-vous ou de l’article
4. Pour supprimer un item de la facture : Cliquer sur l’icône de poubelle au bout à droite du rendez-vous ou de l’article
5. Cliquer sur le bouton Sauvegarder en haut à droite pour enregistrer les informations et générer le numéro de la facture

À partir du dossier patient 

L’onglet facturation du dossier patient concerne tous les éléments relatifs à la facturation pour le patient sélectionné.

Cette section permet de retrouver/créer/modifier une facture parmi toutes les factures créées pour ce patient. La facturation à partir du dossier patient est utilisée lorsque la clinique doit créer une facture qui sort du cadre de la facturation rapide.

Pour facturer à partir du dossier patient, accéder au dossier du patient :

1. Cliquer sur l’onglet Clients du menu de gauche
2. Ouvrir le dossier patient
3. Cliquer sur Épisode de facturation
4. Choisir l’épisode de facturation et aller dans la section Factures
5. Cliquer sur le (+) en haut à droite
6. Remplir les champs nécessaires à la facture 
   1. Pour en savoir plus sur les options situées dans le gabarit de facture, consulter la dernière section de cet article.
7. Pour sélectionner les items à facturer :   Aller à la section Éléments à facturer et cliquer sur le +
   1. Facturer des rendez-vous : Cocher les rendez-vous à facturer et cliquer sur Sauvegarder * La liste des rendez-vous affiche tous les rendez-vous de ce patient, non-facturés et à l’horaire d’un des thérapeutes de la clinique.   Si le rendez-vous à facturer n’est pas dans la liste, vérifier l’horaire du thérapeute traitant.    Si le rendez-vous à facturer n’est pas dans la liste, il a possiblement été : annulé, supprimé ou déjà facturé.
   2. Facturer des articles : Cliquer sur le bouton Articles en haut à droite de la fenêtre, cocher les articles à facturer et cliquer sur « Sauvegarder »* Si un article indique Rupture de stock, vous devez augmenter la quantité assignée à cet article dans l’inventaire (via Ma Clinique > Articles) avant de pouvoir l’ajouter à une facture.
8. Pour modifier les items à facturer : Cliquer sur l’icône de crayon au bout à droite du rendez-vous ou de l’article
9. Pour supprimer un item de la facture : Cliquer sur l’icône de poubelle au bout à droite du rendez-vous ou de l’article
10. Cliquer sur le bouton Créer une facture en haut à droite pour enregistrer les informations et générer le numéro de la facture

Pour plus de détails sur les options et les champs présents dans les factures, consulter l’article suivant : Gabarit de la facture

Pour plus de détails sur l’application de paiements sur une facture, consulter l’article suivant : Appliquer un paiement