Créer une facture

Il y a 3 chemins possibles pour créer une facture sur la plateforme Medexa.

Comment savoir pour lequel opter?


1 - À partir de l'horaire

La facturation à partir de l'horaire est appelée "Facturation rapide". 

Ce mode de facturation permet de facturer le patient, de payer la facture et d'envoyer le reçu par courriel à partir du rendez-vous à l'horaire.

  •  À noter : La Facturation rapide permet de procéder à la facturation pour les cas simples 
    • Pas de paiements partiels
    • Pas de tiers payeurs
    • Pas d'ajout d'articles ou de rendez-vous supplémentaires
    • Pas de modifications ou d'ajouts manuels sur la facture
  • Si un de ces cas s'applique, il est possible de créer la facture à partir de l'horaire, mais vous devrez cliquer sur "Voir" pour accéder à la facture et y apporter les ajouts nécessaires.

2 - À partir du menu de gauche

La section facturation du menu de gauche concerne la clinique en entier (du point de service sélectionné dans le menu déroulant en haut à gauche).

Cette section permet de retrouver une facture parmi toutes les factures créées à la clinique.
La facturation à partir du menu de gauche est utilisée lorsque la clinique doit créer une série de factures pour plusieurs patients différents. 

3 - À partir du dossier patient 

L'onglet facturation du dossier patient concerne tous les éléments relatifs à la facturation pour le patient sélectionné.

Cette section permet de retrouver/créer/modifier une facture parmi toutes les factures créées pour ce patient
La facturation à partir du dossier patient est utilisée lorsque la clinique doit créer une facture qui sort du cadre de la facturation rapide.


À partir de l'horaire

Pour facturer à partir de l'horaire, vous devez vous rendre dans l'horaire d'un thérapeute ou d'une salle.

  1. Cliquer sur le rendez-vous à facturer
  2. À partir de la fenêtre "Statut du RDV", cliquer sur "Créer une facture"

    * Un bouton indiquant une flèche permet également de créer un devis.
  3. Une petite fenêtre s'ouvrira et permettra de sélectionner le regroupement de factures auquel vous aimeriez ajouter la facture si le dossier du patient contient plusieurs regroupements de factures actifs.

    * Lorsque le regroupement de factures est sélectionné, une nouvelle facture se crée et l'icône de facture s'ajoutera sur le rendez-vous à titre indicatif.
    * Le bouton "Créer une facture" devient "Facture" pour accéder aux options de facturation.
  4. Cliquer sur le bouton "Facture"
  5. Sélectionner une des options de facturation suivantes
  • Envoyer : Envoyer la facture/reçu par courriel au patient
  • Voir : Accéder au gabarit de la facture/reçu pour y ajouter/modifier/supprimer de l'information
  • Imprimer : Imprimer la facture/reçu
  • Télécharger : Exporter la facture/reçu en PDF sur le poste de travail
  • Marquer comme payé : Appliquer un paiement du montant total sur la facture 
    • Cliquer sur "Marquer comme payé"
    • Sélectionner le mode de paiement
    • Cliquer sur "Enregistrer"
    • À noter : Si vous voulez effectuer des paiements partiels, vous devez accéder au gabarit de la facture en cliquant sur "Voir"

À partir du menu de gauche

Pour facturer à partir du menu de gauche, vous devez :

  1. Cliquer sur "Facturation"
  2. Cliquer sur le + en haut à droite
  3. Rechercher le patient à facturer
  4. Cliquer sur le nom du patient
  5. Remplir les champs nécessaires à la facture 

    * Pour en savoir plus sur les options situées dans le gabarit de facture, consulter la dernière section de cet article.
  6. Pour sélectionner les items à facturer

    Aller à la section "Articles" et cliquer sur le +
    1. Facturer des rendez-vous : Cocher les rendez-vous à facturer et cliquer sur "Sauvegarder"

      * La liste des rendez-vous affiche tous les rendez-vous de ce patient, non-facturés et à l'horaire d'un des thérapeutes de la clinique.
        Si le rendez-vous à facturer n'est pas dans la liste, vérifier l'horaire du thérapeute traitant. 
        Si le rendez-vous à facturer n'est pas dans la liste, il a possiblement été : annulé, supprimé ou déjà facturé.
    2. Facturer des articles : Cliquer sur le bouton "Articles" en haut à droite de la fenêtre, cocher les articles à facturer et cliquer sur "Sauvegarder"

      * Si un article indique "Rupture de stock", vous devez augmenter la quantité assignée à cet article dans l'inventaire (via Ma Clinique > Articles) avant de pouvoir l'ajouter à une facture.
  7. Pour modifier les items à facturer : Cliquer sur l'icône de crayon au bout à droite du rendez-vous ou de l'article
  8. Pour supprimer un item de la facture : Cliquer sur l'icône de poubelle au bout à droite du rendez-vous ou de l'article
  9. Cliquer sur le bouton "Sauvegarder" en haut à droite pour enregistrer les informations et générer le numéro de la facture

À partir du dossier patient

Pour facturer à partir du dossier patient, accéder au dossier du patient via un rendez-vous à l'horaire ou la section "Clients" du menu de gauche : 

  1. Cliquer sur l'onglet "Facturation"
  2. Dans le bloc "Facturation", cliquer sur le + en haut à droite
  3. Remplir les champs nécessaires à la facture 

    * Pour en savoir plus sur les options situées dans le gabarit de facture, consulter la dernière section de cet article.
  4. Pour sélectionner les items à facturer :  

    Aller à la section "Articles" et cliquer sur le +
    1. Facturer des rendez-vous : Cocher les rendez-vous à facturer et cliquer sur "Sauvegarder"

      * La liste des rendez-vous affiche tous les rendez-vous de ce patient, non-facturés et à l'horaire d'un des thérapeutes de la clinique.
        Si le rendez-vous à facturer n'est pas dans la liste, vérifier l'horaire du thérapeute traitant. 
        Si le rendez-vous à facturer n'est pas dans la liste, il a possiblement été : annulé, supprimé ou déjà facturé.
    2. Facturer des articles : Cliquer sur le bouton "Articles" en haut à droite de la fenêtre, cocher les articles à facturer et cliquer sur "Sauvegarder"

      * Si un article indique "Rupture de stock", vous devez augmenter la quantité assignée à cet article dans l'inventaire (via Ma Clinique > Articles) avant de pouvoir l'ajouter à une facture.
  5. Pour modifier les items à facturer : Cliquer sur l'icône de crayon au bout à droite du rendez-vous ou de l'article
  6. Pour supprimer un item de la facture : Cliquer sur l'icône de poubelle au bout à droite du rendez-vous ou de l'article
  7. Cliquer sur le bouton "Sauvegarder" en haut à droite pour enregistrer les informations et générer le numéro de la facture

Pour plus de détails sur les options et les champs présents dans les factures, consulter l'article suivant : Gabarit de la facture

Pour plus de détails sur l'application de paiements sur une facture, consulter l'article suivant : Appliquer un paiement

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