Allocation de couverture

Il est possible d'assigner une allocation de couverture à un regroupement de factures.

À quoi sert l'allocation de couverture?

La fonctionnalité "Allocation de couverture" permet d'assigner la couverture éligible offerte par l'assureur ou autre organisme payeur au patient. Cet outil offre aux cliniques de suivre la consommation des réclamations de leurs patients pour les aider à éviter les mauvaises surprises lors d'un dépassement de limite de couverture.

Selon le régime d'assurance, le patient peut avoir droit à plusieurs types de services offerts par une clinique. Il peut donc devenir difficile pour le patient et pour la clinique de garder en tête le décompte restant de la couverture du patient. L'allocation de couverture permet d'avoir un aperçu clair des traitements effectués réclamés et du montant ou nombre de rendez-vous restants qui seront éligible à la couverture. 

Attention : L'allocation de couverture est un outil d'estimation. Medexa et la clinique ne peuvent être tenu responsables de la validité de cette donnée puisque les deux partis n'ont aucun contrôle sur les réclamations effectuées par le patient dans d'autres établissements.


Pour créer une allocation de couverture, vous devez y assigner une variable pour permettre à Medexa de calculer adéquatement le décompte restant de la couverture. Voici les variables disponibles :

  • Montant : Assigner le montant total autorisé pour la couverture
  • Nombre de rendez-vous : Assigner le nombre de rendez-vous total couvert par l'organisme payeur
  • Durée : Assigner la durée totale en minutes que l'organisme payeur autorise dans la couverture
  • Date de fin : Assigner la date de fin de la couverture divulguée par l'organisme payeur 

Créer une allocation de couverture

Pour créer une allocation de couverture, vous devez accéder à un regroupement de factures existant ou en créer un nouveau.

Sur un regroupement de factures existant 

Via la section "Clients" à la gauche, rechercher le patient en question.

  1. Ouvrir le dossier du patient
  2. Cliquer sur l'onglet "Facturation"
  3. Cliquer sur l'icône de crayon en passant votre curseur sur l'onglet du regroupement de factures (situé entre les onglets du dossier patient et la section relative à la couverture)
  4. À partir de la fenêtre "Éditer un regroupement de factures", dans la section "Allocation de couverture", sélectionner la variable qui définira la limite de couverture :
    1. Montant : Inscrire le montant et le tiers payeurs associé aux paiements de cette couverture
    2. Nombre de rendez-vous : Inscrire le nombre maximal de rendez-vous couvert
    3. Durée : Inscrire la durée maximale (en minutes) couverte 
    4. Fin : Inscrire la date à laquelle la couverture prendra fin
  5. Remplir les autres champs, si désiré
  6. Cliquer sur "Sauvegarder"

                                                                                                      

Sur un nouveau regroupement de factures 

Via la section "Clients" à la gauche, rechercher le patient en question.

  1. Ouvrir le dossier du patient
  2. Cliquer sur l'onglet "Facturation"
  3. Cliquer sur le + dans l'entête (située entre les onglets du dossier patient et la section relative à la couverture)
  4. Inscrire le titre et la date de début du regroupement de factures

    * Le titre d'un regroupement de factures est déterminé par la clinique selon la thématique du regroupement. Se référer à la première section de l'article suivant pour vous aider à déterminer l'organisation de vos regroupements de factures : regroupement de factures
  5. Dans la section "Allocation de couverture", sélectionner la variable qui définira la limite de couverture :
    1. Montant : Inscrire le montant et le tiers payeurs associé aux paiements de cette couverture
    2. Nombre de rendez-vous : Inscrire le nombre maximal de rendez-vous couvert
    3. Durée : Inscrire la durée maximale (en minutes) couverte 
    4. Fin : Inscrire la date à laquelle la couverture prendra fin
  6. Remplir les autres champs, si désiré
  7. Cliquer sur "Sauvegarder"

À noter : L'allocation de couverture est facultative à la création d'un regroupement de factures. Si cette fonctionnalité ne vous est pas utile, vous pouvez simplement omettre de la paramétrer.


Comment fonctionne l'allocation de couverture?

  • Lorsque l'allocation de couverture a été créée, celle-ci indique la couverture utilisée et la couverture restante.
  • Pour que ces deux données s'ajustent au fur et à mesure que le patient vient se faire traiter à la clinique, le personnel de la clinique doit s'assurer d'associer les rendez-vous et/ou paiements sur les factures adéquatement.

Voici les points à effectuer selon la variable choisie pour assurer que le décompte de l'allocation de couverture s'ajuste automatiquement:

Montant

  • Facturer les rendez-vous concernés
  • Associer les factures de ces rendez-vous au regroupement de factures de l'allocation de couverture
  • Appliquer un paiement sur la facture en s'assurant que le tiers payeur associé au paiement soit le même que celui du regroupement de factures

Attention! : Si le tiers payeur associé au paiement de la facture ne coïncide pas avec le tiers payeur assigné au regroupement de factures, l'allocation de couverture ne s'ajustera pas. 

À noter : Il peut donc être intéressant de mettre le nom du tiers payeur dans le titre du regroupement de factures pour éviter les erreurs potentielles.

Nombre de rendez-vous

  • Facturer les rendez-vous concernés
  • Associer les factures de ces rendez-vous au regroupement de factures de l'allocation de couverture

Durée

  • Facturer les rendez-vous concernés
  • Associer les factures de ces rendez-vous au regroupement de factures de l'allocation de couverture

Attention! : Si la durée des services facturés est erronée, le décompte de l'allocation de couverture sera affecté. 

À noter : Il est recommandé de valider la durée de tous vos services via la section "Ma Clinique" avant d'inscrire des allocations de couverture avec la variable "Durée".

Date de fin

  • Aucun décompte n'est présent si cette variable est choisie. Seule la date de fin de la couverture sera affichée pour faciliter le suivi pour la clinique.

Ou peut-on consulter les détails d'une allocation de couverture?

  • Une fois l'allocation de couverture créée via un regroupement de factures, les décomptes des réclamations effectuées et du restant disponible seront affichés à différents endroits.
    • Onglet "Facturation" du dossier patient : En cliquant sur un regroupement de facture, si une allocation de couverture y est associée, le détail de la couverture sera affiché dans le haut de page.
    • Horaires > Employés : Dans la fenêtre de création et d'édition du rendez-vous, les détails de couverture(s) des allocations de couverture associées au patient seront affichés dans le haut de page.
    • Horaires > Salles : Dans la fenêtre de création et d'édition du rendez-vous, les détails de couverture(s) des allocations de couverture associées au patient seront affichés dans le haut de page.
    • Calendrier : Dans la fenêtre de création et d'édition du rendez-vous, les détails de couverture(s) des allocations de couverture associées au patient seront affichés dans le haut de page.

À Noter: Ces décomptes servent de visuel et ne peuvent être manuellement modifiés.
Pour modifier le total d'une allocation de couverture, vous devez modifier le regroupement de factures auquel l'allocation est associée. Consulter cet article pour plus de détails : 
regroupements de factures

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