Droits d'accès

Les droits d’accès doivent être configurés par employé et pour chacune des sections de la plateforme.

Ceci permet aux cliniques de donner ou retirer certains accès de manière granulaire et intentionnelle pour éviter que certains employés aient accès à de l’information relative à la gestion par exemple ou simplement pour réduire toute source d’erreur en n’activant que les sections qui seront utilisées par l’employé.

Comment configurer les droits d'accès

Pour paramétrer les droits d’accès d’un employé, suivre les étapes suivantes :

1. Cliquer sur Ma Clinique
2. Cliquer sur l’onglet Gestion des utilisateurs
3. Cliquer sur la section Droits d’accès
4. Cocher les droits d’accès à activer
5. Décocher les droits d’accès à retirer
6. Cliquer sur Sauvegarder

Menu de gauche

• Mon Calendrier : Calendrier personnel de l'employé
• Clients : Accès à la liste de patients du point de service sélectionné

À noter : le point de service sélectionné réfère au point de service affiché dans le menu déroulant en haut à gauche de l’écran. En donnant accès à un utilisateur, celui-ci aura ces accès pour tous les points de services auxquels il est inscrit.

Horaires

• Horaires des employés : Horaires de tous les employés du point de service sélectionné
• Horaires des salles : Horaires des salles du point de service sélectionné
• Demandes en ligne : Demandes de rendez-vous réservés en ligne en attente de confirmation pour le point de service sélectionné. Cette section n’est utile que si la clinique n’accepte pas les demandes automatiquement. Pour plus de détails, consulter l’article suivant : prise de rendez-vous en ligne — Paramétrages
• Liste d’attente : Liste d’attente du point de service sélectionné.
• Rendez-vous à confirmer : Liste des rendez-vous à confirmer par téléphone pour le point de service sélectionné
• Annulations/Absences : Accès à la liste des rendez-vous marqués comme annulés ou absents pour les patients qui n’ont pas repris de prochain rendez-vous.
• Accès aux horaires de tous les employés de tous les points de service : Accès aux horaires de tous les employés de la base de données (tous points de service confondus). Si activé, pour qu’un employé bénéficie de ce droit d’accès, il doit aussi avoir le droit « Horaires des employés » de coché.
• Ouvrir/fermer des plages : Permet de gérer les plages horaires du calendrier afin d'en ouvrir ou fermé certaines soit totalement soit spécifiquement pour la prise de rendez-vous en ligne. Il est également possible de colorer des plages horaires pour avoir des marqueurs visuelles.

• Disponibilités horaires du compte : Accès aux sections pour personnaliser les disponibilités horaires et de la prise de rendez-vous en ligne d'un employé.

  Ces deux sections sont accessibles dans Mon compte (en haut à droite du menu), puis dans les sections de la liste à gauche de l'écran.

Facturation

• Factures : Accès à la liste des factures de tous les patients durant une certaine période et possibilité de créer une facture.
• Factures combinées : Liste des factures combinées pour y appliquer des paiements en lot.
• Paiements en ligne en attente : Liste les paiements en ligne en attente en lien avec l’intégration des terminaux de paiement avec PandaPay
• Action supprimer une facture : Permet de restreindre l'action de supprimer une facture 

Gestion

• Graphique d’évolution : Cocher pour donner accès au graphique indiquant les revenus de tous les points de service combinés pour le mois courant et des deux derniers mois (3 périodes (3 mois, 6 mois et 12 mois) sont disponibles dans le menu déroulant Période permettant de modifier la période du graphique).
• Tous les rapports : Cocher pour donner accès à tous les rapports de gestion.
• Finance : Cocher pour activer les droits de tous les rapports de cette catégorie
  • Rapport des encaissements et décaissements : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux revenus de tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport des encaissements par employé : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux encaissements de chacun des employés de tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport de comptes à recevoir : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux comptes à recevoir de tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport des factures : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux factures de tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport de taxes : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux taxes de tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport de revenus reportés : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux revenus reportés de tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport des états financiers : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux états financiers de tous les points de services accessibles à l’utilisateur. À noter : les revenus reportés sont générés par la comptabilisation de paiements à l’avance dans les dossiers patients.
  • Rapport mensuel : Droit à la visualisation et l'exportation des données relatives aux ventes, aux encaissements, aux comptes à recevoir et aux paiements en avance. 
• KPI (Indicateurs clés de performance) : Cocher pour activer les droits de tous les rapports de cette catégorie
  • Rapport de rendez-vous par employé : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux rendez-vous des employés de tous les points de services accessibles à l’utilisateur. À noter : ce rapport donne également accès à la liste des étiquettes assignées au dossier patient.
  • Rapport d’articles par employé : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux articles vendus des employés de tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport d’analyse d’affaires : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux statistiques d’affaires en lien aux rendez-vous pour tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport de patients : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives aux patients et aux étiquettes de dossier de tous les points de services accessibles à l’utilisateur. À noter : ce rapport donne également accès à la génération de listes de nouveaux patients et de ceux qui ne sont pas revenus à la clinique depuis une date donnée.
  • Rapport des congés par employé : Droit à la visualisation et l’exportation des données relatives des congés donnés par les employés de tous les points de services accessibles à l’utilisateur.
  • Rapport des thérapeutes demandés : Droit à la visualisation et l'exportation des données relatives aux thérapeutes demandés par les patients de tous les points de service accessibles à l'utilisateur. 
• Gestion : Cocher pour activer les droits de tous les rapports de cette catégorie
  • Rapport des services : Droit à la visualisation et l'exportation des données relatives aux services de tous les points de services accessibles à l'utilisateur
  • Rapport de vente d'articles : Droit à la visualisation et l'exportation des données relatives aux articles vendus de tous les points de services accessibles à l'utilisateur
  • Rapport des rabais : Droit à la visualisation et l'exportation des données relatives aux rabais appliqués sur les factures de tous les points de services accessibles à l'utilisateur
  • Rapport des pourboires : Droit à la visualisation des données relatives aux pourboires appliqués sur les factures de tous les points de services accessibles à l'utilisateur (Prérequis : avoir activé les pourboires dans la section Ma clinique > Facturation > Paramètres > Activer l'utilisation des pourboires)
  • Rapports des cartes cadeaux: Droit à la visualisation des données relatives aux cartes cadeaux appliqués sur les factures de tous les points de services accessibles à l'utilisateur
  • Rapport de travailleurs autonomes : Droit à la visualisation et l'exportation des données relatives aux rendez-vous, factures et paiements de tous les travailleurs autonomes pour les points de services accessibles à l'utilisateur
• Comptabilité : Cocher pour donner accès à la fermeture de lot.
• Activités : Cocher pour donner accès au suivi des activités effectuées dans la base de données.
• Historique des transactions des terminaux : Cocher pour donner accès à l'historique des transactions lié à l'intégration PandaPay.

CNESST

• Tableau de bord : Droit aux statistiques relatives à la CNESST et aux actions automatisées de tous les points de services accessibles à l’utilisateur
• Comptes de soins : Droit à la visualisation des sections « Tableaux de présences » et « Historique des soumissions » de tous les points de services accessibles à l’utilisateur
• Rapports : Droit à la consultation des demandes de rapports reçues et soumises en Physiothérapie et Ergothérapie de tous les points de services accessibles à l’utilisateur
• Signalements : Droit à la consultation des arrêts de couverture, demandes de rapports et avis de paiement reçus pour tous les points de services accessibles à l’utilisateur
• Patients : Droit à la consultation de la liste de patients actifs et inactifs en CNESST pour tous les points de services accessibles à l’utilisateur
• Informations de gestion : Droit à la consultation des informations de gestion fournies par la CNESST
• Action - Appliquer des codes : Droit d’appliquer des codes de présences pour les patients CNESST de tous les points de services accessibles à l’utilisateur
• Action - Soumettre les présences : Droit de soumettre les présences pour les patients CNESST de tous les points de services accessibles à l’utilisateur
• Action - Soumettre un rapport : Droit de soumettre des rapports en Physiothérapie et en Ergothérapie pour les patients CNESST de tous les points de services accessibles à l’utilisateur

Dossier patient

• Informations : Onglet Informations des dossiers patients

  Cet onglet inclut : les coordonnées, historique de rendez-vous, paramétrages spécifiques du dossier patient et autres

• Bilan de santé : Onglet Bilan de santé des dossiers patients

  Cet onglet inclut : la possibilité de consulter et d'envoyer des formulaires de bilan de santé et autres

• Tenue de dossier : Onglet Tenue de dossier des dossiers patients

  Cet onglet inclut : tous les épisodes de soins en cours et les notes de dossier

• Épisodes de facturation : Onglet Épisodes de facturation des dossiers patients

  Cet onglet inclut : toutes les factures dues, payées, annulées du patient, factures combinées, paiements en avance et autres. 

• CNESST : Onglet CNESST des dossiers patients

  Cet onglet inclut : les informations relatives au(x) dossier(s) CNESST en cours et archivés du patient

• Action : Créer un dossier CNESST : Permettre la création de nouveaux dossiers CNESST dans l'onglet CNESST du dossier patient
• Action : fusionner deux dossiers patients : Permettre de fusionner des doublons de dossiers patients. 
• Activités : Accès à l'historique des activités des utilisateurs

• Archives : Onglet Archives des dossiers patients

  Cet onglet inclut : les épisodes de soins et regroupements de factures archivés

Ma Clinique

• Gestion des utilisateurs : Onglet Gestion des utilisateurs
  • Utilisateurs : Accès à l'inscription des utilisateurs, les réglages par licence, l'assignation de droits d'accès et autre
  • Groupes : Accès à la création de groupes d'utilisateur 
  • Professions : Accès à l'inscription et la gestion des professions présentes dans la base de donnée
  • Droits d'accès : Accès à donner ou retirer des droits d'accès pour un ou plusieurs utilisateurs
  • Configuration globale : Accès aux paramètres globale de la clinique
• Abonnement : Cette onglet vous permet de gérer votre abonnement, ajouter des licences et des modules directement par vous même. Et voir votre historique de transactions.
• Points de service : Onglet Points de service et la liste de tous les points de service inscrit dans la base de données
  • Coordonnées : Droit de modification des coordonnées de tous les points de service.
  • Logo : Droit de modification du logo de tous les points de service.
  • Taxes : Droit de modification des numéros de taxes de tous les points de service.
  • Employés : Droit de modification de la liste d'employés et des disponibilités de chacun des employés pour tous les points de service.
  • Salles : Droit de modification des salles et de leurs configurations pour tous les points de service.
  • Messages personnalisés : Droit de modification des messages d'envoi par courriel et SMS pour tous les points de service.
  • Administration : Droit à la configuration d'un code maître unique pour votre point de service.
• Services : Onglet Services
  • Liste des services : Droit d'inscription et de modification de la liste des services et leurs réglages pour la base de données.
  • Assigner les services aux points de service : Droit d'assigner des services par point de service. 
  • Assigner les services aux employés : Droit de modification des services associés aux employés de tous les points de service.
  • Catégories de service : Accès à la création et modification de catégories de service pour la prise de rendez-vous en ligne. 
  • Tarifications : Accès à la création et modification de prix de plusieurs services à la fois. 
  • Couleurs de RDV : Droit d'inscription et de modification des couleurs à associer aux rendez-vous pour la base de données.

  • Plans de traitement : Accès à la création et modification de plan de traitement

    Articles : Onglet Articles

    Cet onglet inclut :

  • Droit d'inscription et de modification des articles et de leurs réglages pour tous les points de services.
  • Droit d'inscription et de modification des rabais et de leurs réglages pour tous les points de services.
• Facturation : Onglet Facturation
  • Modes de paiement : Droit d'inscription et de modification des modes de paiements pour la base de données.
  • Taxes : Droit d'inscription et de modification des taxes pour la base de données.
  • Tiers payeurs : Droit d'inscription et de modification des tiers payeurs pour la base de données.
  • Personnalisation : Droit aux réglages des couleursfactures/reçus pour toute la base de données.
  • Comptabilité : Droit à la création de chartes comptables pour le rapport des états financiers.
• Rappels : Onglet Rappels
• Prise de RDV en ligne : Onglet Prise de RDV en ligne
  • Configuration globale : Droit de modification des configurations de la prise de RDV en ligne pour la base de données.
  • Configuration individuelle : Droit à la configuration relatifs à la prise de RDV en ligne par point de service et employé.
• Étiquettes : Onglet Étiquettes
  • Étiquettes de dossier : Droit à l'inscription d'étiquettes de dossier pour la base de données. Pour plus d'informations relatives à cette fonctionnalité et son utilité, consulter cet article : Étiquettes de dossier.
  • Étiquettes de référence : Droit à l'inscription d'étiquettes de référence pour la base de données.
  • Raisons de plan de traitement non complété : Droit à l'inscription d'étiquettes de plan de traitement non complété pour la base de données. 
  • Médecins : Droit à l'inscription d'une liste de médecin pour toute la base de données.
  • Types d'épisodes de facturation : Droit à l'inscription d'épisodes de facturation pour toute la base de données.
  • Types de demandes de rendez-vous : Droit à l'inscription de demandes de rendez-vous pour la liste d'attente.

• Centre de documentation : Onglet Centre de documentation

  Pour plus d'informations relatives à cette fonctionnalité et son utilité, consulter cet article : Centre de documentation

• Intégrations : Onglet Intégrations
  • CNESST : Droit à la configuration du module CNESST pour tous les points de service
  • Physiotec : Droit à la configuration de l'intégration Physiotec par point de service et employé
  • Terminaux de paiement : Droit à la configuration de l'intégration PandaPay pour tous les points de service
  • TELUS : Droit à la configuration du module Telus Santé pour tous les points de service
  • InputKit : Droit à la configuration d'InputKit pour tous les points de service et employés.
  • Calendriers externes : Droit à la configuration pour synchroniser un calendrier externe Google avec le calendrier Medexa
• Exportations : Onglet Exportations (Droits à l'exportation d'une liste de patient par point de service).

Autre

• Accès à tous les dossiers du client : Cette configuration est utilisée pour surpasser le paramètre «Intervenant au dossier» situé dans l’onglet «Informations» du dossier du patient.
  • Si cette case est cochée, même si l’employé n’est pas assigné au dossier de certains patients, ce professionnel aura tout de même accès à tous les dossiers des patients.
  • Si cette case n'est pas cochée, une fois que le professionnel est retiré comme intervenant au dossier du patient, il ne sera plus en mesure de voir le patient dans la liste de patients de la clinique. L'accès au dossier du patient sera donc perdue.

À noter : Ce paramètre a été conçu pour donner un accès complet aux administrateurs et aux propriétaires des cliniques.  Lorsqu'un nouvel utilisateur s'inscrit à la plateforme, celui-ci a des accès restreints. Les administrateurs de la clinique sont responsables de lui donner ou retirer les accès nécessaires selon son rôle.