Configuration (prise de rendez-vous en ligne)
Dans cette partie, nous allons décrire certaines configurations de la prise de rendez-vous en ligne pour une utilisation simple. Nous allons configurer étape par étape un service afin de pouvoir le voir dans notre prise de rendez-vous en ligne et l'utiliser.
Les paramètres du module de prise de rendez-vous se retrouvent dans Ma Clinique > Prise de RDV en ligne.
Vous pouvez retrouvez cette partie de la documentation en allant dans la section: prise de rendez-vous en ligne.
Les étapes clés
1.Configurer notre service
Il est important de paramétrer correctement les services offerts en ligne. Nous conseillons aux cliniques de passer en revue les services présents via Ma Clinique > Services. On peut revoir la documentation ici: Liste des services.
Assurez-vous que ces configurations suivantes sont bien remplies pour les services offerts sur le module de prise de rendez-vous en ligne.
Admettons nous avons/voulons un nouveau service qui se nomme Kinésithérapie dans notre point de service Medexa (Longueuil) pour l'employé Camille DUPONT (ce nom est fictif).
- Connectez-vous à la plateforme Medexa
- Aller dans Ma clinique
- Ensuite dans le menu Services, on sélectionne Liste des Services
- On ajoute le service "Kinésithérapie" en cliquant (+)
- Ou on le modifie en le sélectionnant dans la liste
- Dans cette nouvelle fenêtre on sélectionne
- Peut être réservé en ligne
- Toujours
- Ensuite on clique sur Sauvegarder
Note:
Notre service sera désormais disponible dans le section de Prise de RDV en ligne dans Ma clinique. Cependant, il faut le rendre disponible dans les points de services et les services appropriés.
2.Ajouter le service dans un point de service
Si on créé un nouveau service, dès qu'on le sauvegarde, on aura une nouvelle fenêtre qui va nous proposer de l'ajouter sur un point de service et/ou un employé.
Il suffit de sélection les bon point de service et l'employé. Ici dans l'exemple ce sera Medexa (Longueuil) avec l'employé DUPONT Camille.
Si on modifie un service on va devoir l'ajouter s'il n'existe pas:
- Aller dans Ma clinique
- Choisir Services
- Sélectionner Assigner les services aux points de service
- Choisir le point de service Medexa (Longueuil)
- Cliquer sur Assigner / désassigner
- Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir
- Choisir le service Kinésithérapie
- Cliquer sur Sauvegarder
Note:
Notre service est maintenant disponible dans le point de service, il faut maintenant le rendre disponible à notre employé Camille DUPONT.
3.Ajouter le service à l'employé
Si on modifie un service on va devoir l'ajouter s'il n'est pas disponible à l'employé pas:
- Aller dans Ma clinique
- Choisir Services
- Sélectionner Assigner les services aux employés
- Choisir le point de service Medexa (Longueuil)
- Cliquer sur Assigner / désassigner
- Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir
- Choisir le service Kinésithérapie
- Cliquer sur Sauvegarder
Note:
Notre service est maintenant disponible pour l'employé Camille DUPONT.
4.Rendre disponible la prise de rendez-vous en ligne
Pour pouvoir utiliser la prise de rendez-vous en ligne, il faut la rendre disponible.
Pour cela il faut aller:
- Aller dans Ma clinique
- Choisir Prise de RDV en ligne
- Aller dans Configuration Globale
- Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs options, si vous voulez plus d'informations, vous pouvez aller voir la section: prise de rendez-vous en ligne
- Cliquer sur Sauvegarder
5.Ajouter des disponibilités pour l'employé
Une fois l'activation de notre prise de RDV en ligne, on doit rendre disponible un horaire à l'employé
Si on ne le fait pas, le service ne sera pas disponible pour la prise de RDV en ligne.
Pour cela il faut aller:
- Aller dans Ma clinique
- Choisir Prise de RDV en ligne
- Aller dans Configuration individuelle
- Choisissez un point de service
- Choisissez un employé
- Si l'employé a déjà des disponibilité, ils seront affichés
- Cliquer sur Nouvelle période de disponibilités
- Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir
- Choisir le début de la période et le fin de la période dans laquelle les RDVs pourraient être disponible.
- Cliquer sur Sauvegarder
- Notre nouvelle période de disponibilité sera maintenant visible
- Dans le menu déroulant Actions, choisir Éditer les disponibilités
- Un nouvelle section sera visible
- Choisir une journée et cliquer sur le bouton Ajouter
- Ici on prendra le mercredi
- Une nouvelle fenêtre va être visible
- On va devoir choisir une période d'heure de début et de fin
- Admettons, Camille DUPONT travaille entre 08:00 et 18:00
- Si on va avec notre souris sur le service, on verra des heures suggérées. Ces heures dépendes des heures de travail de Camille DUPONT, configuré dans la Gestion des Utilisateurs.
- Choisir le/les services et cliquer sur Sauvegarder.
Notre nouvel horaire est maintenant disponible pour notre employé.
6.Rendre le point de service disponible dans la prise de RDV en ligne
Il est important de vérifier si notre point de service est bien configuré.
Pour cela il faut aller:
- Aller dans Ma clinique
- Choisir Prise de RDV en ligne
- Aller dans Configuration par point de service
- Choisir le service
- Sélectionner Disponible pour la prise de rendez-vous en ligne
- Cliquer sur Sauvegarder
7.Rendre disponible l'employé à la prise de RDV en ligne
Nous sommes presque à la fin de notre configuration classique.
On doit vérifier si notre employé est disponible dans la prise de RDV en ligne.
Pour cela il faut aller:
- Aller dans Ma clinique
- Choisir Gestion des utilisateurs
- Aller dans Utilisateur
- Choisir l'utilisateur
- Sélectionner Peut-être réservé en ligne
- Cliquer sur Sauvegarder
Note:
Nombre maximal de rendez-vous en simultané (0 pour infini) : Ce paramètre fait en sorte de limiter le nombre de disponibilités offertes pour une même plage horaire. Si vous laissez ce réglage à 0, tous vos patients pourront fixer leur rendez-vous à la même plage horaire avec le thérapeute choisi puisque votre nombre maximal de rendez-vous est à "infini". Pour les thérapeutes disponibles pour la prise de rendez-vous en ligne, nous recommandons de mettre 1 à ce paramètre pour éviter les conflits d'horaire. * Notez qu'il n'est pas possible de faire chevaucher les rendez-vous en simultané à l'heure actuelle.
Maintenant notre nouveau service sera disponible dans la prise de RDV en ligne. Pour voir comment l'utiliser, voir la section l'utilisation (prise de rendez-vous en ligne) .
Annexes
Couleur de RDV
Une étiquette blanche "Rendez-vous en ligne" est créée pour toutes les cliniques bénéficiant du module de prise de rendez-vous en ligne.
ATTENTION : Ne pas supprimer cette étiquette!
Dans le cas ou vous supprimez cette étiquette par erreur, veuillez contacter notre département de support : support@medexa.com
Tous les rendez-vous fixés aux horaires doivent avoir une étiquette de couleur, donc tous les rendez-vous réservés en ligne sont automatiquement attribués à l'étiquette "Rendez-vous en ligne".
Astuce : Lorsque vous remarquez des rendez-vous blancs s'ajouter à votre horaire, allez jeter un coup d'oeil au rendez-vous. Une fois que vous aurez pris connaissance du rendez-vous, modifiez l'étiquette de celui-ci pour celle qui s'applique selon le cas.
Demandes en ligne
Les cliniques qui auront décidé de gérer manuellement les rendez-vous fixés via le module de prise de rendez-vous en ligne (qui n'auront pas coché "Accepter automatiquement les demandes") devront utiliser cette section pour gérer les demandes de rendez-vous.
Les demandes en ligne sont accessibles via Horaires > Demandes en ligne.
Les cliniques utilisant cet onglet sont notifiés par une pastille rouge dans la marge à gauche et sur l'onglet "Demandes en ligne" lorsque des demandes sont en attente d'acceptation. Les cliniques doivent donc accepter ou refuser les demandes pour que la pastille disparaisse.
Si le moment du rendez-vous ne vous convient pas, vous avez le nécessaire sur la demande en ligne pour contacter le patient et apporter des modifications au rendez-vous avant de l'accepter.
* Notez qu'aucune notification par courriel ou sms n'est envoyé au thérapeute ou à la clinique lorsque des demandes sont en attente d'acceptation.