Prise de rendez-vous en ligne - Paramétrages

Voici les paramétrages à régler avant de mettre votre module de prise de rendez-vous en ligne sur votre site internet ou page Facebook.


Réglages

Les paramètres du module de prise de rendez-vous se retrouvent dans Ma Clinique > Prise de RDV en ligne.

Configuration globale

Demander la raison de la consultation :
Si vous désirez que les patients spécifient la raison de la consultation, cocher cette case.

Afficher le prix des services offerts :
Si vous désirez afficher le prix des services, cocher cette case.

Accepter automatiquement les demandes :
Si vous désirez que que les rendez-vous fixés en ligne s'ajoutent automatiquement à l'horaire de vos thérapeutes, cocher cette case.
Cette option permet de faciliter votre gestion d'horaires et de confirmer plus rapidement les rendez-vous de vos patients qui réservent en ligne. 

Si vous ne cochez pas cette case, les demandes de rendez-vous provenant de votre site internet ou page Facebook seront redirigées dans l'onglet "Demandes en ligne" de la section "Horaires".
Ces demandes seront en attente de confirmation de votre part avant d'être insérées dans l'horaire des thérapeutes. Vous serez en mesure de refuser les demandes qui ne vous conviennent pas. 
Cette option rallonge le processus de prise de rendez-vous en ligne, car la demande n'est pas acceptée tant que la clinique ne va pas confirmer le rendez-vous manuellement.
Cependant, cette option offre un niveau de flexibilité plus élevé en ce qui a trait à la gestion d'horaires puisque les thérapeutes peuvent accepter/refuser les demandes en ligne.

Délai minimum avant de prendre un rendez-vous :
Ce réglage permet d'indiquer le délai minimum pris en considération par le module de prise de rende-vous en ligne lorsque vient le temps d'afficher la prochaine disponibilité à l'horaire du thérapeute choisi.
Ce paramétrage permet d'éviter à ce qu'un patient puisse fixer un rendez-vous quelques minutes avant que celui-ci ait lieu.
Certains thérapeutes préfèrent ne pas avoir de nouveaux ajouts la journée-même et d'autres préfèrent avoir un délai de 2h pour les rendez-vous fixés la journée-même.

Nombre maximum de mois qu'une réservation peut être faite à l'avance :
Ce réglage vous permet de limiter les patients qui fixent leurs rendez-vous à l'avance.
Vous pouvez assigner une limite en mois pour laquelle un patient peut fixer ses rendez-vous en ligne.
Ceci permet d'éviter que les patients réservent des rendez-vous pour des périodes dans lesquelles les horaires sont encore portés à changer.

Couleur des libellés :
Ce réglage permet de paramétrer la couleur des boutons de votre module de prise de rendez-vous en ligne.
Vous pouvez utiliser le carré de couleur pour sélectionner la nuance recherchée ou inscrire le code de couleur voulue dans l'espace réservé.
Ce paramétrage vous permet d'utiliser les couleurs de votre logo pour votre prise de rendez-vous en ligne.

Couleur de fond :
Ce réglage permet de paramétrer la couleur de fond de votre module de prise de rendez-vous en ligne.
Vous pouvez utiliser le carré de couleur pour sélectionner la nuance recherchée ou inscrire le code de couleur voulue dans l'espace réservé.
Ce paramétrage vous permet d'utiliser les couleurs de votre logo pour votre prise de rendez-vous en ligne.

Lien présent au bas de la page
Le lien présent dans le bas de la page sert à mettre le module en place sur votre site internet ou page Facebook.
Vous n'avez qu'à copier/coller la partie du lien nécessaire à mettre le module en place.
Site internet : Le lien complet
Page Facebook : La partie du lien entre guillemets en partant du "https:// jusqu'à votre code de couleur de fond backgroundColor=******".
Assurez-vous d'inclure le texte à l'intérieur des guillemets et non les guillemets lorsque vous sélectionnez le texte pour le copier.

*** Assurez-vous de Sauvegarder la section des paramétrages lorsque vous avez terminé de mettre les éléments à jour.


Comptes

Pour paramétrer les licences des thérapeutes qui offrent leurs services via la prise de rendez-vous en ligne, aller dans Ma Clinique > Gestion des utilisateurs > Comptes.
Ceci permet aux cliniques d'avoir un certain niveau de flexibilité afin de décider quel thérapeute est offert aux patients qui réservent leurs rendez-vous en ligne.
Pour paramétrer un thérapeute qui offre ses services en ligne, cliquer sur le nom du thérapeute en question.

Peut être réservé en ligne :
Cocher cette case si le thérapeute offre ses services en ligne.

Nombre maximal de rendez-vous en simultané (0 pour infini) :
Ce paramétrage fait en sorte de limiter le nombre de disponibilités offertes pour une même plage horaire.
Si vous laissez ce réglage à 0, tous vos patients pourront fixer leur rendez-vous à la même plage horaire avec le thérapeute choisi puisque votre nombre maximal de rendez-vous est à "infini".
Pour les thérapeutes disponibles pour la prise de rendez-vous en ligne, nous recommandons de mettre 1 à ce paramétrage pour éviter les conflits d'horaire.
* Notez qu'il n'est pas possible de faire chevaucher les rendez-vous en simultané à l'heure actuelle.

*** Assurez-vous de  Sauvegarder la section Informations lorsque vous avez terminé de mettre les éléments à jour.


Services

Il est important de paramétrer correctement les services offerts en ligne.
Nous conseillons aux cliniques de passer en revue les services de leur liste présente via Ma Clinique > Services.
Assurez-vous que les paramétrages suivants sont bien remplis pour les services offerts sur le module de prise de rendez-vous en ligne.

Nom d'affichage :
Ce terme sera affiché sur vos factures, reçus et via la prise de rendez-vous en ligne, donc il est important que celui-ci soit reconnu par vos patients et les compagnies d'assurance pour faciliter la prise de rendez-vous en ligne et les remboursements par les assurances.

Description :
Si désiré, vous pouvez inscrire une description ou des détails en lien au service. 
Le texte ajouté dans ce champ sera transposé sur les factures, reçus et apparaîtra également sur le module de prise de rendez-vous en ligne.
Les cliniques peuvent donc inscrire des instructions ou clarifications en lien au service donné.

Prix :
Inscrire le prix du service.
Si vous avez coché "Afficher le prix des services offerts" dans le submenu Configuration Globale, le prix du service sera affichée sur le module de prise de rendez-vous en ligne.

Durée :
Inscrire la durée du service.
La durée inscrite sera celle prise en compte lorsque le rendez-vous réservé en ligne s'ajoutera à l'horaire du thérapeute.
La durée du service est également affichée avec le service lorsque les patients réserveront leurs rendez-vous en ligne.
Si vous offrez un service avec différentes durées, nous vous conseillons de créer plusieurs services distincts et de spécifier la durée dans le titre du service pour éviter toute confusion si vous fixez ce service manuellement via Medexa.

Peut être réservé en ligne :
Si vous désirez offrir ce service via votre module de prise de rendez-vous en ligne, cocher cette case.

Disponibilité du service
Si vous désirez offrir ce service via votre module de prise de rendez-vous en ligne, sélectionnez une disponibilité de service.
Ce paramétrage sert à indiquer si le service est disponible pour...

- Les premiers rendez-vous seulement (ex: évaluation en physiothérapie) 
- Les rendez-vous suivant le premier rendez-vous (ex: traitement en physiothérapie) 
- Tous les rendez-vous (ex: massage de 60 min)

*** Assurez-vous de Sauvegarder la page Éditer Service lorsque vous avez terminé de mettre les éléments à jour.


Configuration individuelle

Plusieurs informations pertinentes au bon fonctionnement de la prise de rendez-vous en ligne se retrouvent dans le sous-menu "Configuration individuelle" via Ma Clinique > Prise de RDV en ligne.

Notez que ces éléments doivent être paramétrés par employé et par point de service. Nous recommandons de paramétrer un point de service à la fois en s'assurant de cliquer sur chacun des employés afin de confirmer si les paramétrages sont valides selon l'employé et le point de service.

Intervalle minimum des réservations (min) :
Cet option vous permet de déterminer à quelle fréquence vous souhaitez que le système propose des disponibilités au patient, si l'horaire le permet.

Services :
Cliquez sur chacun des services offerts par cet employé pour paramétrer les champs suivants :

  • Durée nécessaire avant le rendez-vous (min) : Ce champ permet de paramétrer un délai nécessaire avant un rendez-vous pour permettre au thérapeute de préparer sa salle ou le matériel nécessaire pour le rendez-vous. Ce délai sera pris en compte dans l'horaire du thérapeute lorsque le service sera réservé via la prise de rendez-vous en ligne.
  • Durée nécessaire après le rendez-vous (min) : Ce champ permet de paramétrer un délai nécessaire après un rendez-vous pour permettre au thérapeute de faire payer le patient ou rédiger les notes de traitement suite au rendez-vous. Ce délai sera pris en compte dans l'horaire du thérapeute lorsque le service sera réservé via la prise de rendez-vous en ligne.
  • Priorité : Ce réglage permet de paramétrer un niveau de priorité par service, par thérapeute. Ce réglage est pris en compte par le module de prise de rendez-vous en ligne lorsque le patient réserve un service en ligne, mais choisit par "N'importe quel professionnel". Medexa prendra en considération cette donnée avant de fixer le rendez-vous avec l'un des thérapeutes offrant ce service.
    Ceci peut servir à augmenter le nombre de rendez-vous fixé à vos nouveaux thérapeutes ou encore à respecter le niveau de séniorité au sein de vos employés.

*** Assurez-vous de  Sauvegarder la page du service lorsque vous avez terminé de mettre les éléments à jour.


Couleur de RDV

Une étiquette blanche "Rendez-vous en ligne" est créée pour toutes les cliniques bénéficiant du module de prise de rendez-vous en ligne.

ATTENTION : Ne pas supprimer cette étiquette!
Dans le cas ou vous supprimez cette étiquette par erreur, veuillez contacter notre département de support : support@medexa.com

Tous les rendez-vous fixés aux horaires doivent avoir une étiquette de couleur, donc tous les rendez-vous réservés en ligne sont automatiquement attribués à l'étiquette "Rendez-vous en ligne".

Petite Astuce :

Lorsque vous remarquez des rendez-vous blancs s'ajouter à votre horaire, allez jeter un coup d'oeil au rendez-vous.
Une fois que vous aurez pris connaissance du rendez-vous, modifiez l'étiquette de celui-ci pour celle qui s'applique selon le cas.


Demandes en ligne

Les cliniques qui auront décidé de gérer manuellement les rendez-vous fixés via le module de prise de rendez-vous en ligne (qui n'auront pas coché "Accepter automatiquement les demandes") devront utiliser cette section pour gérer les demandes de rendez-vous.

Les demandes en ligne sont accessibles via Horaires > Demandes en ligne.

Les cliniques utilisant cet onglet sont notifiés par une pastille rouge dans la marge à gauche et sur l'onglet "Demandes en ligne" lorsque des demandes sont en attente d'acceptation.
Les cliniques doivent donc accepter ou refuser les demandes pour la pastille disparaisse.

Si le moment du rendez-vous ne vous convient pas, vous avez le nécessaire sur la demande en ligne pour contacter le patient et apporter des modifications au rendez-vous avant de l'accepter.

* Notez qu'aucune notification par courriel ou sms n'est envoyé au thérapeute ou à la clinique lorsque des demandes sont en attente d'acceptation.

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