Liste des services
Qu'est-ce qu'un service ?
Les services sont des soins offerts à une clientèle cible. Par exemple, ces services peuvent être des traitements thérapeutiques, des soins en santé mentale ou des soins infirmiers. Ces soins ou traitements sont des mesures appliquées par un professionnel de la santé à une personne qui souffre afin de l’aider à en guérir ou à en soulager ses symptômes.
Configurer un service
Pour créer de nouveaux services, suivre ces étapes :
Cliquer sur Ma Clinique
Cliquer sur l'onglet Services
Cliquer sur la section Liste de services
Cliquer sur le + à la gauche
Remplir les champs suivants selon le service à inscrire et Sauvegarder lorsque terminé
Explications des champs à remplir
Informations
Titre
Inscrire le terme utilisé à l’interne pour ce service.
Les abréviations, termes médicaux ou numéros de services peuvent être utilisés.
Par exemple : Physio - Eval.
Nom d'affichage
Inscrire le terme officiel reconnu pour ce service.
Ce terme sera affiché sur vos factures, reçus et sur la prise de rendez-vous en ligne, donc il est important que celui-ci soit reconnu par vos patients et les compagnies d’assurance pour faciliter les remboursements.
Par exemple : Évaluation en physiothérapie.
Description
Si désiré, vous pouvez inscrire une description ou des détails en lien au service.
Ce champ n’est pas obligatoire. Le texte ajouté dans ce champ sera transposé sur vos factures et reçus, et apparaîtra également sur le module de prise de rendez-vous en ligne.
Profession
Vous pouvez attribuer une profession à ce service grâce au menu déroulant.
Couleur de rendez-vous
Vous pouvez attribuer une couleur de rendez-vous pour distinguer d'un seul coup d'œil les rendez-vous du même type sur l'horaire d'un thérapeute. Pour cela, sélectionner la couleur de votre choix dans le menu déroulant.
Si vous ne trouvez pas la couleur que vous cherchez : il est possible d'en ajouter une directement en cliquant sur "Ajouter une couleur de rendez-vous" dans le menu déroulant. Dans ce cas, deux options s'afficheront pour saisir le titre et sélectionner la couleur de votre choix. Au moment de sauvegarder le service, la couleur de rendez-vous sera créé et sera disponible dans la liste des couleurs.
Prix
Inscrire le prix du service (Inscrivez le prix hors taxe si le service est taxable).
Le prix est pour le service et ne prend pas en considération la durée du service. Il peut être modifié dans les informations du rendez-vous et de la facture. Il peut être configuré par les thérapeutes.
Pour que vos thérapeutes puissent configurer le prix de leur service, vous pouvez suivre les indications suivantes :
- Cliquer sur Ma clinique
- Cliquer sur Services
- Cliquer sur Assigner des services
- Cliquer sur le point de service en questions
- Cliquer sur le nom du thérapeute
- Cliquer sur le service
- Paramétrer le prix du service
- Cliquer sur Sauvegarder
Durée (en minute)
Inscrire la durée prévue pour le service.
La durée d’un service n’a pas d’impact sur la prise de rendez-vous manuelle. Ceci implique que vous pouvez assigner la durée voulue pour n’importe quel rendez-vous ajouté à l’horaire. La durée du service inscrite dans ce champ est inscrite seulement sur les rendez-vous fixés à partir du module de prise de rendez-vous en ligne. Elle n’affecte pas son prix. Donc, si vous doublez la durée d’un rendez-vous, le prix ne s’ajustera pas automatiquement.
La durée d’un service peut être configurée par un thérapeute. Pour cela, vous devez inscrire la durée la plus fréquente parmi vos thérapeutes et ensuite aller configurer la durée des thérapeutes qui prend plus ou moins de temps pour le service à partir de :
- Cliquer sur Ma clinique
- Cliquer sur Services
- Cliquer sur Assigner des services
- Cliquer sur le point de service en question
- Cliquer sur le nom du thérapeute
- Cliquer sur le service
- Configurer la durée du service
- Cliquer sur Sauvegarder
Modifier le prix du service pour les rendez-vous déjà présents dans l’horaire à compter d'une date spécifique
Cocher cette case vous permet de modifier le prix du service pour les rendez-vous déjà présents dans l'horaire à compter de la date sélectionnable depuis le champ date qui vous sera affiché. Lorsque vous sauvegardez le service, les prix seront modifiés en tenant compte des configurations de prix du service et des configurations personnalisés par thérapeutes (si applicable).
Service à domicile
Cocher cette case si le service est donné au domicile du patient.
Cette configuration fait en sorte que l’adresse de la clinique (adresse configurée dans le point de service) n’apparaît pas dans les rappels de rendez-vous envoyés au patient pour ce service.
Service de télésanté (requiers le module de télésanté)
Cocher cette case si ce service est une consultation virtuelle.
Ce paramètre fait en sorte que l’adresse de la clinique (adresse configurée dans le point de service) n’apparaîtra pas dans les rappels de rendez-vous envoyés au patient.
De plus, un lien de téléconsultation sera présent dans le rappel de rendez-vous et le thérapeute pourra envoyer ce lien à partir de la fenêtre « statut du rendez-vous » de l’horaire du thérapeute
Ce paramètre permet également aux thérapeutes d’accéder à la téléconsultation à partir de l’icône de notification dans le haut de la plateforme.
Évaluation
Cocher cette case lorsque le service est considéré comme une évaluation.
Cette configuration comptabilise les données en lien avec les rendez-vous planifiés avec ce service. Ces données sont comptabilisées dans le rapport d’analyse d’affaires (Menu à gauche > Rapports > Rapport d’analyse d’affaires).
Privé
Cocher cette case si le service est considéré comme privé.
Cette configuration comptabilise les données en lien aux rendez-vous planifiés avec ce service. Ces données sont comptabilisées dans le Rapport d’analyse d’affaires (Menu à gauche > Rapports > Rapport d’analyse d’affaires).
Taxable
Cocher cette case si le service est taxable. Pour que vos services soient taxables, vous devez configurer les numéros de taxes de votre clinique.
Pour ce faire :
- Cliquer sur Ma clinique
- Cliquer sur Points de service
- Aller dans la section Taxe
- Entrer les taxes de votre province
Prise de rdv en ligne
Peut-être réservé en ligne
Cocher cette case si ce service peut être réservé à partir de la prise de rendez-vous en ligne.
Nous conseillons aux cliniques de configurer les services correctement. Ceci vous évitera de devoir repasser sur tous vos services lorsque vous mettrez votre module de prise de rendez-vous en ligne en place.
Carte de crédit requise pour réserver en ligne (Optionnel)
Cocher cette case si ce service requiert une carte de crédit pour effectuer la réservation en ligne.
Cette option est disponible seulement si vous avez activé la prise de rendez-vous en ligne et configuré des terminaux de paiement en ligne pour les points de services disponibles en ligne.
Disponibilité du service
Sélectionner une disponibilité de service si celui-ci peut être réservé via la prise de rendez-vous en ligne.
Ce paramètre sert à indiquer si le service est disponible pour :
- Les premiers rendez-vous seulement (ex. : évaluation en physiothérapie)
- Les rendez-vous suivant le premier rendez-vous (ex. : traitement en physiothérapie)
- Tous les rendez-vous (ex. : massage de 60 min)
Description
Si désiré, vous pouvez inscrire une description ou des détails en lien au service spécifique à la prise de rendez-vous en ligne.
Envoi automatique des formulaires
Dans cette section, vous pouvez associer jusqu'à deux formulaires de type Bilan de santé qui seront automatiquement envoyées lors de la prise de rendez-vous. Pour ce faire suivez les étapes suivantes :
- Cliquer sur le + à droite de la fenêtre
- La liste des bilans de santé disponibles dans votre clinique s'affiche et vous pouvez sélectionner celui de votre choix, cloquer sur Sélectionner
- Le nom du formulaire sélectionné s'affiche dans cette section (Pour sélectionner un second formulaire répétez les étapes 1 et 2).
Vous pouvez à tout moment supprimer votre sélection en cliquant sur le bouton - du formulaire de votre choix.
L'activation de cette fonctionnalité s'effecture dans une partie de l'application, référez-vous à cette article : Configuration globale.
Facturation
Tiers payeur automatique (Optionnel)
Lorsqu'une facture est créée pour ce service, le payeur est automatiquement sélectionné comme tiers payeur. Assurez-vous de sélectionner le tiers payeurs de votre choix dans le menu déroulant pour utiliser correctement cette fonctionnalité
Facturation automatique partagée (Optionnel)
Prérequis : activé l'option Tiers payeur automatique afin de pouvoir utiliser cette fonctionnalité
Lorsqu'une facture est créée pour ce service, la facture sera automatiquement partagée en sous-factures. La première sous-facture sera affectée au tiers payeur avec la configuration suivante. La deuxième sous-facture sera affectée au patient avec le reste.
Si vous activez cette fonctionnalité, il vous sera proposé deux choix pour partager la facture en sous factures par : Montant ou Pourcentage (ce paramètre sera utilisé pour créer la sous-facture attribuée au tiers payeurs).
CNESST
Si le service est un service en CNESST (au Québec seulement), remplir les deux champs suivants :
- Sélectionner le type de service (Physiothérapie ou Ergothérapie) en cochant la case correspondante
- Sélectionner le code de présence approprié selon le service inscrit
- H : Évaluation à domicile incluant un traitement
- I : Évaluation incluant un traitement
- P : Présence à un traitement
- U : Évaluation initiale sans traitement
- 3 : Évaluation initiale sans traitement à domicile
- 4 : Traitement suite à un changement de fournisseur
- 5 : Nouvelle prescription pour plus de 3 traitements par semaine