Activités

Pour un thérapeute, la tenue de dossier est un élément clef pour assurer le bon suivi de ses dossiers patients.

La tenue de dossiers comptabilise tous les épisodes de soins en cours pour un patient. Il est donc possible d’avoir plusieurs épisodes de soins en cours si un patient est traité par plusieurs disciplines à la clinique.

Pour plus d’informations relatives aux épisodes de soins, consulter l’article suivant :   Épisodes de soins.

Différentes options s'offrent à vous pour rédiger et comptabiliser vos activités sur Medexa.

Note:

Si vos formulaires/canevas n’ont pas été importés dans votre logiciel par notre équipe, veuillez vous référer à l’article suivant : Création de formulaires.

Notez que d’ici à ce que vos formulaires/canevas soient intégrés à votre compte Medexa, vous pouvez utiliser l’option d’importer vos formulaires pour débuter la tenue de dossier en comptabilisant vos notes de façon manuelle.

Activité

Dans la section activités, vous retrouverez toutes les activités crées par les thérapeutes traitant pour un épisode de soin.

Les éléments suivants se retrouvent dans cette section :

• Actions
  • Consultation rapide : Cette option permet de consulter les activités complétées sans avoir à les ouvrir manuellement une à la fois. En cliquant sur cette fonctionnalité, une fenêtre s’ouvrira et en utilisant le menu déroulant dans le haut de celle-ci, il sera possible de sélectionner la note à consulter. Les boutons «Précédent» et «Suivant» dans le bas de la fenêtre permettent également de sauter d’une activité à l’autre rapidement pour un survol des notes prises durant le plan de traitement.
  • Télécharger les activités : Cette fonctionnalité permet de télécharger, en format PDF, une sélection d'activités complétées de l'épisode de soins. Ceci est particulièrement utile lorsque le patient ou une organisation externe demande à avoir un extrait du dossier patient. Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, veuillez consulter l'article suivant : Exporter les activités d'un dossier patient
  • Programmes d'exercices Physiotec : Cette fonctionnalité requiert une inscription aux services Physiotec. Pour plus d’informations relatives à leurs services et l’utilisation de cette intégration, veuillez consulter Physiotec directement. Si vous êtes déjà inscrit, voici les étapes à suivre pour créer ou consulter un programme d'exercices : 
    • Cliquer sur «Programmes d’exercices Physiotec» dans le menu déroulant
    • Pour créer un nouveau programme d’exercices :
      • 1. Cliquer sur «Créer un client» 
      • 2. Cliquer sur «Nouveau programme d’exercices»
      • 3. Un onglet qui vous donne accès à la plateforme Physiotec s’ouvrira dans votre navigateur
      • 4. Suivre les directives fournies par Physiotec pour créer le programme d’exercices
    • Pour consulter un programme d’exercices existant :
      • 1. Cliquer sur le bouton «Synchroniser» si la liste n’est pas à jour
      • 2. Cliquer sur le programme d’exercice que vous voulez visualiser dans la liste
      • 3. Un aperçu de celui-ci s’ouvrira dans Medexa
• + (bouton) Le bouton + en haut à droite de la section «Activités» permet d’ajouter une activité dans l’épisode en sélectionnant un formulaire dans la liste présente ou en cliquant sur le bouton «Ajouter un document» pour importer un formulaire externe à Medexa. Pour en apprendre davantage sur les options disponibles lors de la prise de notes sur un formulaire numérisé sur Medexa, consulter l'article suivant : Activités. À noter :  Les ajouts de documents externes à Medexa doivent être en format PDF.
• Professions  Le menu «Professions» permet de filtrer les activités affichées selon la profession assignée aux formulaires complétés.

Remplir un formulaire

1. Commencer par ouvrir le dossier du patient
2. Cliquer sur l’onglet Tenue de dossier
3. Sélectionner l’épisode de soins concerné (le dernier créé est automatiquement sélectionné)
4. Cliquer sur le (+) dans le coin droit de la section Activités
   1. Une nouvelle fenêtre s'ouvre
5. Cliquer sur le titre du formulaire que vous désirez remplir
6. Cliquer sur Ouvrir
7. Remplir les sections du formulaires qui s'appliquent à votre prise de notes

Voici la description des options:

• L'icône de crayon suivi de Aucun rendez-vous assigné : pour assigner un rendez-vous à l'activité. 
  1. Sélectionner une date de début et de fin pour paramétrer une période dans laquelle le rendez-vous souhaité se retrouve.
  2. Lorsque le rendez-vous s'affiche, cocher le dit rendez-vous
  3. Cliquer sur le bouton Assigner. À noter : Si vous faites une erreur, cliquer à nouveau sur l'icône de crayon et cliquer sur le bouton Désassigner en jaune.
• Confidentialité : pour paramétrer le niveau de confidentialité de l'activité.
  • Tout le monde : Tous les utilisateurs de votre clinique ont accès à l'activité.
  • Personnalisé : Cocher le ou les utilisateurs qui doivent avoir accès à cette activité.
• Sauvegarder : pour sauvegarder les changements apportés au formulaire et pouvoir y revenir plus tard pour le finaliser.
  • À noter : Une activité sauvegardée demeure en cours d'édition et n'est visible qu'à l'auteur de celle-ci. L'activité deviendra apparente par tous les thérapeutes à partir du moment où elle sera complétée par l'auteur.
• Compléter : pour générer la version finale de votre activité.
  • À noter : Cette action requiert le mot de passe de l'auteur de l'activité pour valider la manipulation puisque celle-ci est irréversible. Ce mot de passe est le même que lorsque vous vous connectez à votre compte Medexa.
  • À noter : Il est possible de créer une seconde édition de l'activité en cas d'erreur ou d'oubli, mais la première version complétée d'une note demeurera toujours dans le dossier du patient pour respecter les règles des différents Regroupements, Associations et Ordre professionnels.
• Actions : pour sélectionner parmi les actions supplémentaires possibles...
  • Historique des activités : pour consulter les autres formulaires de l'épisode de soins sans avoir à sortir de l'activité.
    • Utiliser le menu déroulant dans le haut de la fenêtre pour sélectionner une activité précise.
    • Cliquer sur les boutons Suivant et Précédent pour sauter d'une activité à l'autre.
    • À noter : Cette fonctionnalité peut servir à récupérer de l'information pour éviter d'avoir à la retranscrire d'une activité à l'autre. Vous pouvez y arriver en sélectionnant le texte d'une activité antérieure et en utilisant l'option copier-coller avec :
      • le clique droit si vous utilisez une souris
      • le clique à deux doigts si vous utilisez un trackpad 
      • ctrl+c / ctrl+v si vous préférez utiliser votre clavier sur Windows
      • command+c / command+v si vous préférez utiliser votre clavier sur Mac
  • Transférer/Dupliquer : pour déplacer ou dupliquer l'activité d'un épisode de soins à un autre.
    • Si l'épisode de soins voulu n'apparaît pas dans le menu déroulant, vérifier si l'épisode de soins en question a bien été créé avant de déplacer la note. Pour confirmer, retourner dans l'onglet Tenue de dossier du dossier patient.
    • À noter : Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez créé votre activité dans l'épisode de soins d'un de vos collègues ou dans un épisode de soins qui aurait dû être archivé.
  • Supprimer : pour supprimer l'activité ou l'édition de l'activité en cours.
    • À noter : L'option de suppression est irréversible et celle-ci n'est disponible que si l'activité est en cours d'édition. Une activité complétée ne peut être supprimée.

Dans le coin bas à droite, vous retrouverez également deux boutons gris indiquant :

• Une flèche : pour remonter dans le haut du formulaire en un clique
• Un clavier : pour afficher la barre de symboles afin de faciliter la prise de notes
  • À noter : Il se peut que le clavier disparaisse durant votre prise d'activité. Cliquer sur un champ de texte pour le voir réapparaître dans le bas de l'écran pour accéder à la barre de symboles si nécessaire. Pour fermer la barre de symboles, vous n'avez qu'à cliquer sur le X dans le coin haut droit de la barre.

Consulter / Éditer une activité existante

Pour accéder à une activité existante pour la consulter ou créer une nouvelle édition, vous devez ouvrir le dossier du patient, cliquer sur l'onglet Tenue de dossier et sélectionner l'épisode de soins concerné.

1. Cliquer sur l'activité en question
2. L'activité s'ouvrira et vous pourrez la consulter
3. Cliquer sur le menu Actions pour accéder aux options suivantes :

• Éditer : pour pouvoir créer une nouvelle édition 
  • À noter : En cliquant sur Éditer, l'activité se remet en mode édition. Toutes les options et règles détaillées dans la section redeviennent disponibles et applicables. La nouvelle édition sera officiellement prise en considération par le système qu'au moment où l'auteur la complétera.
  • À noter : La création d'une nouvelle édition n'altèrera en aucun cas les éditions complétées précédemment.
  • À noter : Si plus d'une édition est créée, un bouton Éditions sera disponible dans le haut de l'activité pour pouvoir consulter chacune des éditions complétées pour cette activité.
• Générer une lettre au médecin : pour générer une lettre au médecin à partir de cette activité. 
  • Pour plus de détails concernant cette fonctionnalité, veuillez consulter cet article : Envoyer une lettre au médecin
• Déplacer : pour déplacer l'activité d'un épisode de soins vers un autre.
  • Si l'épisode de soins voulu n'apparaît pas dans le menu déroulant à cet effet, vérifier si l'épisode de soins en question a bien été créé avant de déplacer l'activité. Pour valider, retourner dans l'onglet Tenue de dossier du dossier patient.
  • À noter : Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez créé votre activité dans l'épisode de soins d'un de vos collègues ou dans un épisode de soins qui aurait dû être archivé.
• Imprimer : pour imprimer l'activité.
  • À noter : Cette fonctionnalité n'est disponible que lorsque l'activité est complétée.
• Marquer comme erronée : pour identifier l'activité erronée en fournissant une raison.
  • À noter : Cette action requiert le mot de passe lors de la connexion au logiciel de l'auteur de la note pour valider la manipulation puisque celle-ci est irréversible.
  • À noter : Une fois que l'activité est marquée erronée, celle-ci sera barrée en rouge et seul l'auteur de l'activité la verra dans la liste d'activités de l'épisode de soins.
  • IMPORTANT : L'équipe Medexa ne supprime pas d'activités dans les dossiers patients. En cas d'erreur, cette fonctionnalité doit être utilisée pour indiquer l'erreur et assurer que la tenue de dossier soit exacte et à jour.

ATTENTION: Certaines des fonctionnalités mentionnées dans cet article ne seront disponibles et visibles que par l'auteur de l'activité. Si vous ne voyez pas certaines des options détaillées, veuillez vous référer à l'auteur de l'activité.

Importer un formulaire

Cette option est utilisée lorsqu'une clinique doit ajouter un document externe à Medexa dans la tenue de dossier d'un patient. ll peut aussi arriver d'avoir à ajouter un document spécifique aux dossiers de vos patients de manière ponctuelle.

Note: Sachez que vous pouvez ajouter un formulaire, fichier ou document "scanné" aux sections Bilan de santé et/ou Tenue de dossier de vos dossiers patients.

1. Cliquer sur la section Clients
2. Rechercher le patient en question
3. Cliquer sur le nom du patient
4. Aller dans l’onglet Bilan de santé ou Tenue de dossier
   1. Bilan de santé >>> Si le document à ajouter aborde l’état général du patient
   2. Tenue de dossier >>> Si le document à ajouter fait référence au suivi en cours
5. Sélectionner l'épisode de soins concerné
6. Cliquer sur le (+) dans le coin droit de la section Activités
7. Cliquer sur le bouton Ajouter un document
   1. Une nouvelle fenêtre s'ouvre

8. Si le document à insérer est accessible, le glisser-déposer dans la boîte à cet effet, sinon cliquer sur Choisir un fichier
9. Retrouver le fichier à partir des dossiers de votre poste de travail 
10. Double-cliquer sur le fichier OU le sélectionner et cliquer sur Ouvrir
11. La prochaine fenêtre permet de renommer le fichier avant de le sauvegarder dans l'épisode de soins (Facultatif)
12. Cliquer sur Sauvegarder

Une fois le fichier ajouté à la liste d'activités, certaines actions sont disponibles en consultant la note :

• Icône de crayon suivant le titre du fichier : pour renommer l'activité
• Confidentialité : pour configurer le niveau de confidentialité de la note.
• Télécharger : pour télécharger la note 
• Marquer comme erronée : pour identifier la note comme fautive en fournissant une raison.

* Vous avez ajouté le document trop rapidement et vous ne lui avez pas attribué le bon titre?   Vous trouverez les étapes à suivre pour renommer une activité juste ici : Renommer une activité