Mon compte

Chaque utilisateur à un profil unique sur Medexa.

Ce profil est configurable à partir de la section Mon compte située en haut à droite en cliquant sur son nom.

Voici les différentes sections à configurer :

Informations

Prénom / Nom : Le nom inscrit apparaîtra dans la plateforme pour faire référence à votre licence et vos activités.

Courriel : Vous pouvez changer votre adresse courriel à tout moment. Une fois sauvegardée, la nouvelle adresse courriel deviendra votre identifiant lors de la connexion à Medexa.

Langage : La langue sélectionnée affecte les termes affichés sur la plateforme. Assurez-vous de sélectionner la langue selon votre région. 

À noter : Si vous voyez que vos factures apparaissent en Euro, c'est que le langage de votre plateforme est en mode Français (France).

Nombre maximal de rendez-vous en simultané (s) (0 pour l'infini) : Ce chiffre indique la limite de rendez-vous pouvant être fixé(s) sur une plage horaire. Ce paramétrage est particulièrement déterminant pour les thérapeutes utilisant la prise de rendez-vous en ligne.

Recevoir un email de confirmation lorsqu'un patient a rempli un bilan de santé depuis chez lui : Si cette case est coché, l'employé recevra un courriel de confirmation à chaque fois qu'un patient, à qui il a envoyé un bilan de santé, complète le formulaire de chez lui.

Mode vertical :

• Si l'option OUI est sélectionnée, les rendez-vous en simultanés se placeront un par-dessus l'autre sur l'horaire.
• Si l'option NON est sélectionnée, les rendez-vous en simultanés se placeront côte-à-côte sur l'horaire.

Division de l'horaire (min) : Ce paramétrage détermine la durée assignée à chaque plage horaire dans l'horaire de l'employé. Il est recommandé de sélectionner la durée la plus petite utilisée par l'employé pour assurer plus de flexibilité avec la gestion d'horaire. (Ex: Un thérapeute offre des services de 60 min, mais prend des pauses de 15 min = La division au 15 min est favorisée).

Consultation de Télésanté : Cette section vous permet d'insérer un lien Zoom ou Teams au lieu d'utiliser le module de Télésanté offert par Medexa. Ce lien écrasera le lien du module de Télésanté de Medexa. À cet effet, votre patient recevra votre lien Zoom ou Teams au lieu du lien de télésanté de Medexa.

À noter : Vous devez tout de même avoir le module de Télésanté activé dans votre compte pour pouvoir utiliser un lien Zoom ou Teams en cas de problème avec le module de télésanté.

CNESST : Permis de pratique CNESST : Cette configuration est essentielle aux envois électroniques des présences et rapports à la CNESST. Il faut inscrire les 3 premières lettres en majuscules de la profession, suivi du numéro de permis de pratique à 5 chiffres du thérapeute. (Physiothérapie = PHY*****  /  Ergothérapie : ERG*****)

À noter : Pour les TRP, vous pouvez mettre le préfixe PHY.

Mot de passe

Cette section sert à modifier le mot de passe de connexion au portail Medexa. Pour plus de détails, veuillez vous référer à cet article.

Profils pratiques

Les profils de pratique sont reliés aux professions/titres/permis de pratique de l'employé.

Cette fonctionnalité permet aux employés qui détiennent plusieurs permis de pratique et exercent plusieurs professions d'y inscrire leurs différents titres.

Ajouter un profil de pratique

1. Cliquer sur le + de la section Profils de pratique

2. Utiliser le menu déroulant Profession pour effectuer une sélection

   Si la profession voulue ne se retrouve pas dans le menu déroulant, veuillez demander à l'administrateur de la clinique d'ajouter la profession dans Medexa (Ma Clinique > Gestion des utilisateurs > Professions)

3. Inscrire le préfixe de votre permis de pratique dans le champ Initiales post-nominales

4. Inscrire le Numéro de permis de pratique dans le champ à cet effet. 

   Permis de pratique : Le numéro inscrit s'affichera avec le nom et la signature du professionnel sur toute note complétée par Medexa.

5. Utiliser le menu déroulant Organisme de réglementation pour sélectionner l'organisme relatif à votre profession

   * Ceci est requis pour soumettre des réclamations via le module Telus Réclamation.

6. Cliquer sur Sauvegarder

Modifier un profil de pratique

1. Cliquer sur l'icône de crayon à la droite de la profession à modifier
2. Modifier les éléments nécessaires
3. Cliquer sur Sauvegarder

Désactiver / Réactiver un profil de pratique

1. Cliquer sur l'icône de crayon à la droite de la profession à modifier
2. Cliquer Désactiver ou Réactiver en fonction du status du profil de pratique en cours de modification pour changer son état.

À noter : un profil de pratique désactivé apparaitra toujours sur les activités et les factures sur lequels il est associé mais ne sera plus accessible lors de la sélection d'un profil pour compléter un activité par exemple.

Supprimer un profil de pratique

1. Cliquer sur l'icône de crayon à la droite de la profession à modifier
2. Cliquer sur Supprimer

Attention : Un profil de pratique ne peut être supprimé si celui-ci a déjà été utilisé par le thérapeute.

Photo de profil et signature

Tous les thérapeutes doivent configurer leur signature (et leur photo de profil si désiré) dans l'espace à cet effet.

La signature sera apposée sur toutes les notes complétées du thérapeute et sur les reçus émis aux patients.

La photo de profil importée sera affiché dans le menu en haut à côté de votre nom et sur le module de prise de rendez-vous à l'étape de sélection des thérapeutes.

Photo de profil

Paramétrer la signature avec un fichier

1. Cliquer sur le bouton Choisir un fichier
2. Sélectionner le fichier de votre choix
3. Recadrer l'image importée
4. Cliquer sur Sauvegarder
5. L'image importée s'affiche désormais dans le menu en haut à côté de votre nom et sur le module de prise de rendez-vous à l'étape de sélection des thérapeutes.

Signature

Paramétrer la signature avec la souris

1. Cliquer sur Dessiner une signature
2. Utiliser votre souris pour signer dans l'espace blanc
3. Cliquer sur Effacer pour réessayer
4. Lorsque vous êtes satisfait du résultat, cliquer sur Sauvegarder

Paramétrer la signature avec un écran tactile

1. Se connecter à Medexa via une tablette ou un téléphone intelligent
2. Accéder à Mon compte
3. Utiliser votre doigt ou stylet pour signer dans l'espace blanc
4. Cliquer sur Effacer pour réessayer
5. Lorsque vous êtes satisfait du résultat, cliquer sur Sauvegarder

Paramétrer la signature avec un fichier

Cette option nécessite que l'employé ait préalablement un fichier contenant sa signature sur son poste de travail.

1. Cliquer sur le bouton Choisir un fichier
2. Sélectionner le fichier contenant la signature
3. Cliquer sur Sauvegarder

Préférences

Vous pouvez choisir votre terminal de préférence pour chacun de vos points de service.

Disponibilités horaires

Les disponibilités affichées représentent la structure d'horaire de l'employé pour le point de service mentionné.

1. Paramétrer l'heure de début et l'heure de fin pour chaque journée travaillée en cliquant sur l'icône d'horloge ou en cliquant sur le champ de l'heure.
2. Cocher Congé pour les journées non travaillées ou les journées où vous travaillez à un autre point de service.
3. Cliquer sur Sauvegarder

• Si vous avez une pause ou longue plage horaire non-travaillée entre l'heure de début et de fin d'une journée, n'en tenez pas compte dans la structure des disponibilités. Ces plages horaires pourront être fermées manuellement via la gestion d'horaire à partir de la section Horaires > Employés.
• Les disponibilités configurées dans cet espace représenteront les champs blancs et gris affichés à l'horaire.
• Tout changement apporté aux disponibilités affecte l'horaire dans le passé et le futur et ce, dès la sauvegarde. Il n'est actuellement pas possible de paramétrer les changements de disponibilités à l'avance.

À noter : Les sections Telus et CNESST ne seront visibles que par les utilisateurs inscrits dans des base de données ayant ces modules d'activés.

Disponibilités en ligne

Cette section vous permet de configurer vos disponibilités en ligne si vous avez le module de prise de rendez-vous en ligne.

Pour plus d'informations, veuillez vous référer au lien suivant : Prise de RDV en ligne - Configuration Individuelle.

Calendriers Externes

Pour plus d'informations, veuillez vous référer au lien suivant : Calendriers externes.