Points de service
Un point de service est un lieu ou un établissement qui offre des soins. Il peut également s’agir d’une entreprise qui offre un produit ou un service pouvant être acheté par un client.
Par exemple, si vous détenez plusieurs cliniques thérapeutiques, vous pouvez inscrire les informations dans votre compte Medexa. Ceci vous permet d’avoir accès à toutes les données de chacune de vos cliniques.
COMMENT CRÉER UN NOUVEAU POINT DE SERVICE?
Pour créer un nouveau point de service, voici les étapes à suivre :
- Cliquer sur l’onglet Ma clinique
- Cliquer sur Points de service
- Cliquer sur le «+» à la gauche
- Remplir les champs
- Cliquer sur Sauvegarder
DIFFÉRENTES SECTIONS DU POINT DE SERVICE
1. Coordonnés
Pour ajouter les coordonnées de votre point de service, vous pouvez simplement remplir les champs obligatoires marqués d’une étoile. Vous pouvez également ajouter d’autres informations telles que votre site web et le nom de la personne à être contacté par défaut.
2. Logo
Cette section permet d’ajouter votre logo afin qu’il soit présent dans votre logiciel, vos factures et vos courriels.
Pour ce faire, voici les étapes à suivre :
- Cliquer sur Choisir un fichier
- Sélectionner votre logo dans vos dossiers à l’ordinateur
- Cliquer sur Sauvegarder
3. Taxes
Ici, vous pouvez sélectionner les taxes de votre province. Le pourcentage des taxes s’affichera automatiquement. Vous pouvez également ajouter vos numéros de taxe si vous désirez les voir apparaître sur vos factures.
4. Employés
Cette section est conçue pour ajouter ou retirer des employés de votre point de service.
Pour ce faire, voici les étapes à suivre :
- Cliquer sur Ajouter/Retirer des employés
- Cocher les employés désirés pour ce point de service
- Cliquer sur Sauvegarder
À noter : Vous devez ajouter des employés dans cette section afin qu’ils apparaissent dans l’onglet «Horaire» du menu de gauche.
5. Salles
Cette section permet d’ajouter ou de retirer des salles à votre clinique. Ces salles peuvent être réservées dans la section de l’onglet Horaires du menu de gauche. De plus, elles peuvent être ajoutées lors de la planification d’un rendez-vous à l’horaire d’un ou d’une thérapeute.
Pour ce faire, voici les étapes à suivre :
- Cliquer sur le + à la droite
- Ajouter un nom à votre salle
- Inscrire le Nombre maximal de rendez-vous simultané(s) (0 pour infini)
- Cliquer sur Sauvegarder
6. Messages personnalisés
Personnaliser les communications
Dans Medexa, vous pouvez personnaliser les messages envoyés par le logiciel tels que les rappels de rendez-vous, les factures, les invitations à remplir des formulaires de santé, etc.
L’utilisation de notre outil de personnalisation vous permet d’ajouter ou de supprimer des informations sur les modèles par défaut que nous avons fournis. Par exemple, vous pouvez modifier le message de rappel de rendez-vous pour informer vos patients d’apporter un masque à leur prochaine visite ou leur fournir des informations sur le stationnement.
Vous ne voyez pas l’option permettant de modifier les modèles de communication?
Un administrateur de compte ou un administrateur de clinique peut avoir besoin d’ajuster les droits d’accès de votre compte. En savoir plus à ce sujet ici : Droits d’accès.
Modifier un modèle
Vous pouvez modifier les modèles via la page «Ma clinique». Seuls les utilisateurs ayant accès à la page peuvent modifier les modèles. Pour modifier un modèle à partir de la page «Ma clinique» :
- Ouvrir l’onglet Ma clinique → Points de service
- Cliquer sur le point de service souhaité, puis cliquer sur Messages personnalisés dans le sous-menu de gauche.
- Sélectionner un modèle dans le menu déroulant. Votre dernier modèle mis à jour sera chargé dans l’éditeur ci-dessous. Si vous n’avez pas encore modifié le modèle, le modèle par défaut sera chargé.
- À l’aide de la barre d’outils et du menu déroulant des variables, ajouter et modifier le contenu du message dans l’éditeur de texte.
- Cliquer sur le bouton Sauvegarder lorsque vous avez terminé.
À noter : Il existe une version française et anglaise pour chaque modèle.
Insérer une variable
Pour insérer une variable, assurez-vous que votre curseur de texte se trouve à l’emplacement souhaité dans votre message, puis cliquez sur le menu déroulant «Insérer une variable» situé en haut à droite de l’éditeur de texte. Sélectionnez la variable que vous souhaitez ajouter à votre modèle.
7. Administration
Code Maître
Le code maître sert à valider une action effectuée par l’administration d’une clinique.
Le code maître permet de :
- Référence : Modifier les informations de référence d’un patient.
- Comptabilité : Fermer le mois pour empêcher la modification de factures.
Pour pouvoir configurer un code maître, vous devez avoir accès à la sous-section Administration dans la section Points de service de l’onglet Ma Clinique.
Vous pouvez donner accès à cette section en modifiant vos droits d’accès : Droits d'accès.
Comment configurer un code maître?
Voici les étapes à suivre pour configurer un code maître :
- Cliquer sur l’onglet Ma Clinique
- Cliquer sur la section Points de service
- Cliquer sur le point de service à configurer
- Cliquer sur la sous-section Administration
- Entrer un code à 4 chiffres dans les deux espaces à cet effet
- Cliquer sur Sauvegarder
Comment modifier un code maître?
- Cliquer sur la section Ma Clinique
- Cliquer sur l'onglet Points de service
- Cliquer sur le point de service à configurer
- Cliquer sur la sous-section Administration
- Cliquer sur le cadenas
- Entrer le code maître actuel
- Cliquer sur Autoriser
- Entrer un code à 4 chiffres dans les deux espaces à cet effet
- Cliquer sur Sauvegarder
Vous ne vous souvenez pas du code maître?
L’administrateur de la clinique (signataire du contrat) doit nous contacter à l’adresse courriel : support@medexa.com.
Assurez-vous d'indiquer les informations suivantes :
- Le nom de la clinique
- Le nom du point de service