Fermeture de mois
La fonctionnalité de fermeture de mois permet de verrouiller les factures pour qu’aucun changement ne soit appliqué sur les factures et rendez-vous antérieures afin d'éviter d’altérer les données de comptabilité après avoir effectué votre fin de mois.
Fermer un mois
Pour fermer la facturation de votre clinique :
- Cliquer sur Gestion dans le menu de gauche
- Cliquer sur l'onglet Comptabilité
- Cliquer sur la sous-section Fermeture de mois
- Cliquer sur l'icône de cadenas dans la section relative à la date de fermeture, en haut à gauche
- Entrer le code maître
- Cliquer sur Autoriser
- Sélectionner une date de fermeture
- Cliquer sur Sauvegarder
* Toutes les entrées de dates de fermeture se comptabilisent dans la section plus bas pour offrir à la clinique un aperçu des actions effectuées en lien à leurs clôtures de mois.
Modifier une facture verrouillée
Pour modifier une facture antérieure qui a été verrouillée avec l'entrée d'une date de fin de mois :
- Rendez-vous dans la facture en question
- Cliquez sur l'icône de cadenas dans le haut droit de la facture
- Entrez le code maître de votre point de service
- Cliquez sur Autoriser
- Appliquez vos modifications
- Cliquez sur l'icône de cadenas lorsque les changements ont été effectués
Modifier un paiement verrouillé
Pour modifier le paiement d'une facture antérieure qui a été verrouillée avec l'entrée d'une date de fin de mois :
- Rendez-vous dans la facture en question
- Cliquez sur le paiement
- Cliquez sur l'icône de cadenas dans le haut droit de la fenêtre de paiement
- Entrez le code maître de votre point de service
- Cliquez sur Autoriser
- Appliquez vos modifications
- Cliquez sur l'icône de cadenas lorsque les changements ont été effectués
Ajouter une note à un rendez-vous verrouillé
Pour ajouter une note à un rendez-vous qui a été verrouillé avec l'entrée d'une date de fin de mois :
- Cliquer sur Horaires à la gauche
- Sélectionner l'horaire d'un ou d'une thérapeute
- Cliquer sur l'icône de crayon sur le rendez-vous où vous désirez ajouter une note
- Ajouter votre note dans la section Notes
- Cliquer sur Sauvegarder
À noter :
- Une date de fermeture de mois bloque les factures ayant une date de facturation à cette date ou antérieure à celle-ci.
- Il est impossible d'assigner une date de facturation antérieure à la date de fermeture de mois pour une nouvelle facture.
- Il est impossible d'assigner une date de paiement antérieure à la date de fermeture de mois pour l'ajout d'un nouveau paiement.
- Si une facture est verrouillée par la clôture d'un mois, la clinique pourra seulement la Voir / Imprimer / Envoyer.
- Une facture se verrouille automatiquement lorsque vous sortez de celle-ci, même si vous avez oublié de la reverrouiller.
Pour plus de détails sur la fonctionnalité de fermeture de mois, consultez cette vidéo :