Fermeture de mois

La fonctionnalité de fermeture de mois permet de verrouiller les factures pour qu’aucun changement ne soit appliqué sur les factures et rendez-vous antérieures afin d'éviter d’altérer les données de comptabilité après avoir effectué votre fin de mois.

Il reste toutefois possible de débloquer une facture grâce au code maitre.

Je n'ai pas de code maitre :

Dans le cas ou aucun code maître n'est configuré dans votre point de service, il vous sera impossible d'utiliser cette fonctionnalité et le message suivant :

Aucun code maître n'a été configuré pour ce point de service. Vous ne pouvez effectuer aucun changement pour le moment. Veuillez demander à l'administrateur de l'abonnement d'enregistrer un code maître dans la configuration "Ma Clinique".

Dans ce cas, veiller en faire la demande à l’administrateur de votre clinique ou le configuré en suivant les étapes décrites dans : configurer un code maitre.

Fermer un mois :

Pour fermer la facturation de votre clinique :

• Cliquer sur Gestion dans le menu de gauche
• Cliquer sur l'onglet Comptabilité
• Cliquer sur la sous-section Fermeture de mois
• Cliquer sur l'icône de cadenas dans la section relative à la date de fermeture, en haut à gauche
• Entrer le code maître de votre point de service
• Cliquer sur Autoriser
• Sélectionner une date de fermeture
• Cliquer sur Sauvegarder

À noter : Toutes les entrées de dates de fermeture se comptabilisent dans la section plus bas pour offrir à la clinique un aperçu des actions effectuées en lien à leurs clôtures de mois.

Modifier une facture verrouillée :

Pour modifier une facture antérieure qui a été verrouillée avec l'entrée d'une date de fin de mois :

• Rendez-vous dans la facture en question
• Cliquez sur l'icône de cadenas dans le haut droit de la facture
• Entrez le code maître de votre point de service
• Cliquez sur Autoriser
• Appliquez vos modifications
• Cliquez sur l'icône de cadenas lorsque les changements ont été effectués

Modifier un paiement verrouillé

Pour modifier le paiement d'une facture antérieure qui a été verrouillée avec l'entrée d'une date de fin de mois :

• Rendez-vous dans la facture en question
• Cliquez sur le paiement
• Cliquez sur l'icône de cadenas dans le haut droit de la fenêtre de paiement
• Entrez le code maître de votre point de service
• Cliquez sur Autoriser
• Appliquez vos modifications
• Cliquez sur l'icône de cadenas lorsque les changements ont été effectués

Ajouter une note à un rendez-vous verrouillé :

Pour ajouter une note à un rendez-vous qui a été verrouillé avec l'entrée d'une date de fin de mois : 

1. Cliquer sur Horaires à la gauche
2. Sélectionner l'horaire d'un ou d'une thérapeute
3. Cliquer sur l'icône de crayon sur le rendez-vous où vous désirez ajouter une note
4. Ajouter votre note dans la section Notes
5. Cliquer sur Sauvegarder

À noter :

• Une date de fermeture de mois bloque les factures ayant une date de facturation à cette date ou antérieure à celle-ci.
• Il est impossible d'assigner une date de facturation antérieure à la date de fermeture de mois pour une nouvelle facture.
• Il est impossible d'assigner une date de paiement antérieure à la date de fermeture de mois pour l'ajout d'un nouveau paiement.
• Si une facture est verrouillée par la clôture d'un mois, la clinique pourra seulement la Voir / Imprimer / Envoyer.
• Une facture se verrouille automatiquement lorsque vous sortez de celle-ci, même si vous avez oublié de la reverrouiller.

Pour plus de détails sur la fonctionnalité de fermeture de mois, consultez cette vidéo :