CNESST - Procédure hebdomadaire

Envois des rapports et des présences à la CNESST

Éléments à clarifier avant de débuter la gestion du module CNESST :

Qui s'occupe des envois de rapports/présences et applique les paiements lors de leur réception?

Nous recommandons aux cliniques de choisir une seule personne en charge de la CNESST à la clinique. Cela évite les oublis, la confusion et les erreurs superflues.Cette personne se charge de suivre les étapes mentionnées ci-bas et peut nous contacter en cas de problème.Si cette personne a un/une remplaçant(e), nous recommandons que tous les deux suivent la formation du module CNESST.

À quel moment de la semaine ces tâches seront effectuées?

Nous recommandons à la personne en charge de choisir un moment spécifique dans la semaine pour effectuer les envois à la CNESST. Ceci évite les oublis et les délais d'envois, tout en favorisant une réception prompte des paiements de la CNESST.

À noter

Tel que demandé par la CNESST, aucun changement n'a été apporté au module CNESST du logiciel Medexa depuis les changements de procédures effectués par la CNESST en mai 2018. La CNESST s'est donné jusqu'à la fin 2019 pour terminer la mise à jour de ses procédures. Lorsque Medexa obtiendra une confirmation de la CNESST indiquant que les changements sont maintenant terminés, une refonte du module CNESST sera effectuée afin de refléter les mises à jour apportées à leurs procédures.

Donc, tous les nouveaux rapports demandés par la CNESST qui ne figurent pas dans la plateforme Medexa doivent être remplis et envoyer à la CNESST directement via le guichet en ligne CNESST. 

Voici les étapes à suivre :

1 - Compléter / Éliminer les rapports dus

La section Rapports dus affiche les rapports qui doivent être complétés et soumis à la CNESST. Les rapports initiaux doivent être remplis et envoyés. Les rapports d’étape doivent simplement être retirés, car ils ne sont plus demandés par la CNESST. Notez que la pastille rouge associée à la section CNESST indique le nombre de rapport dus et disparaîtra lorsque tous les rapports auront été soumis et/ou supprimés.

  1. Aller dans CNESST (gauche)
  2. Cliquer sur Rapports dus
  3. Cliquer sur les rapports initiaux
    1. Remplir les champs requis
    2. Cliquer sur le bouton Ajouter à la prochaine soumission
  4. Cliquer sur l'icône de crayon à côté des rapports d'étapes
    1. Cocher Marquer comme fait
    2. Sauvegarder
  5. S'assurer d'avoir passé sur tous les rapports présents dans l'onglet Rapports dus

2 - Soumettre les rapports initiaux

Les rapports initiaux doivent être envoyés en premier pour permettre à la CNESST de prendre connaissance du nouveau dossier patient et éviter le refus des présences soumises.

  1. Cliquer sur l'onglet Soumissions
  2. Cliquer sur le + (droite)
  3. Cocher SEULEMENT les rapports initiaux
  4. Cliquer sur Soumettre
  5. S’assurer que l’envoi a bien été soumis
    1. Les soumissions demeurent listées et si un envoi n’est pas soumis correctement à la CNESST, une mention Non soumis sera apparente à la droite de la soumission

3 - Générer les présences

Les présences sont envoyées suite aux envois de rapports initiaux pour assurer leur approbation par la CNESST. De plus, lorsque vous envoyez les présences, des factures sont automatiquement générées dans le système pour comptabiliser les rendez-vous des présences envoyées.

  1. Cliquer sur l’onglet Soumissions
  2. Cliquer sur le bouton Générer les présences
  3. Y a-t’il des messages d’erreur?
    1. Oui, il y a des messages d’erreur …
      1. Cliquer sur chacun des boutons Erreur pour voir ce qui cause problème
      2. Régler les champs problématiques dans le dossier CNESST, fiche patient, rapports, etc.
      3. Retourner dans Soumissions > Générer les présences > S’assurer que les messages d’erreur sont tous disparus
      4. Poursuivre à l’étape 4
    2. Non, il n’y a pas de message d’erreur … Poursuivre avec l’étape 4
  4. S’assurer que toutes les présences sont cochées
  5. Cliquer sur Soumettre
  6. S’assurer que l’envoi a bien été soumis
    1. Les soumissions demeurent listées et si un envoi n’est pas soumis correctement à la CNESST, une mention Non soumis sera apparente à la droite de la soumission

4 - Soumettre les rapports de présences (si nécessaire)

Il se peut que vous ayez à apporter des changements à certains rapports de présences déjà envoyés à la CNESST ou certains rapports créés manuellement. Vous pouvez vous référer à l’article “Modifier un rapport de présences pour savoir comment faire. Si vous avez dû faire une gestion manuelle de ces rapports, vous devrez intégrer l’étape 4 à votre procédure CNESST hebdomadaire. Sinon, vous pouvez sauter à l’étape 5.

  1. Cliquer sur l’onglet Soumissions
  2. Cliquer sur le +
  3. Cocher SEULEMENT les rapports de présences
  4. Cliquer sur Soumettre
  5. S’assurer que l’envoi a bien été soumis
    1. Les soumissions demeurent listées et si un envoi n’est pas soumis correctement à la CNESST, une mention Non soumis sera apparente à la droite de la soumission

5 - Soumettre les rapports finaux

Lorsqu’un patient a terminé ses traitements, un rapport final doit être envoyé à la CNESST. Les rapports finaux ne se génèrent pas automatiquement dans le système. Vous devrez les créer manuellement. Vous pouvez vous référer à l’articles “Créer un rapport final” pour savoir comment faire. Les étapes ci-bas servent à soumettre les rapports finaux qui ont déjà été créés.

  1. Cliquer sur l'onglet Soumissions
  2. Cliquer sur le + (droite)
  3. Cocher SEULEMENT les rapports finaux
  4. Cliquer sur Soumettre
  5. S’assurer que l’envoi a bien été soumis
    1. Les soumissions demeurent listées et si un envoi n’est pas soumis correctement à la CNESST, une mention Non soumis sera apparente à la droite de la soumission

6 - Vérifier sur le guichet en ligne CNESST

Medexa communique avec la CNESST pour soumettre vos présences et rapports. Cependant, la CNESST ne communique pas avec le logiciel Medexa pour aviser si un rapport est refusé pour quelconque raison. Vous devez donc vous assurer de vérifier si vos envois ont bien été reçus et acceptés par la CNESST afin de confirmer que les paiements vous seront transmis dans des délais raisonnables.

  1. Aller vérifier si tout a bien été reçu et accepté par la CNESST
    (Environ 15 min après avoir envoyé vos présences et rapports à la CNESST)
    1. Si tout est reçu et accepté, c’est terminé!
    2. Si certains envois n’ont pas été reçus…
      1. Retourner dans l’onglet Soumissions
      2. Cliquer sur les soumissions non-reçues par la CNESST
      3. Cliquer sur le bouton Soumettre
    3. Si certains envois n’ont pas été acceptés par la CNESST…
      1. Vérifier la raison fournie par la CNESST (si ce n’est pas clair, contacter votre représentant CNESST pour plus de détails)
      2. Apporter les changements nécessaires et cliquer sur Ajouter à la prochaine soumission dans le haut du rapport
      3. Retourner dans l’onglet Soumissions
      4. Cliquer sur le +
      5. Cocher tous les rapports à renvoyer
      6. Cliquer sur Soumettre

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