Prise de notes

Différentes options s'offrent à vous pour rédiger et comptabiliser vos notes de dossier sur Medexa.

Si vos formulaires/canevas n’ont pas été importés dans votre logiciel par notre équipe, veuillez vous référer à l’article suivant : Création de formulaires.

Notez que d’ici à ce que vos formulaires/canevas soient intégrés à Medexa, vous pouvez utiliser l’option d’importer vos formulaires pour débuter la tenue de dossier en comptabilisant vos notes de façon manuelle.

Remplir un formulaire

1. Commencer par ouvrir le dossier du patient, cliquer sur l’onglet Tenue de dossier et sélectionner l’épisode de soins concerné.
2. Cliquer sur le + dans le coin droit de la section Activités
3. Cliquer sur le titre du formulaire que vous désirez remplir
4. Cliquer sur Ouvrir
5. Remplir les sections du formulaires qui s'appliquent à votre prise de notes
6. Dans toute première section du formulaire, cliquer sur :

• L'icône de crayon suivi de Aucun rendez-vous assigné : pour assigner un rendez-vous à la note. 
  1. Sélectionner une date de début et de fin pour paramétrer une période dans laquelle le rendez-vous souhaité se retrouve.
  2. Lorsque le rendez-vous s'affiche, cocher le dit rendez-vous
  3. Cliquer sur le bouton Assigner
     À noter : Si vous faites une erreur, cliquer à nouveau sur l'icône de crayon et cliquer sur le bouton Désassigner en jaune.

• Confidentialité : pour paramétrer le niveau de confidentialité de la note.
  
  • À noter : Si vous cliquez sur Visible à l’auteur seulement, une icône d’œil barré se positionnera à la gauche de la note dans la section Activités et ceci indiquera que vous êtes la seule personne à voir l’existence de cette note dans le dossier du patient.
• Compléter : pour générer la version finale de votre note.
  • À noter : Cette action requiert le mot de passe de l'auteur de la note pour valider la manipulation puisque celle-ci est irréversible.
  • À noter : Il est possible de créer une seconde édition de la note en cas d'erreur ou d'oubli, mais la première version complétée d'une note demeurera toujours dans le dossier du patient pour respecter les règles des différents Regroupements, Associations et Ordre professionnels.
• Sauvegarder : pour sauvegarder les changements apportés au formulaire et pouvoir y revenir plus tard pour le finaliser.
  • À noter : Une note sauvegardée demeure en cours d'édition et n'est visible qu'à l'auteur de celle-ci. La note deviendra apparente pour tous les thérapeutes à partir du moment où elle sera complétée par l'auteur.
• Actions : pour sélectionner parmi les actions supplémentaires possibles...
  • Historique des activités : pour consulter les autres formulaires de l'épisode de soins sans avoir à sortir de la note.
    • Utiliser le menu déroulant dans le haut de la fenêtre pour sélectionner une note précise.
    • Cliquer sur les boutons Suivant et Précédent pour sauter d'une note à l'autre.
    • À noter : Cette fonctionnalité peut servir à récupérer de l'information pour éviter d'avoir à la retranscrire d'une note à l'autre. Vous pouvez y arriver en sélectionnant le texte d'une note antérieure et en utilisant l'option copier-coller avec :
      • le clique droit si vous utilisez une souris
      • le clique à deux doigts si vous utilisez un trackpad 
      • ctrl+c / ctrl+v si vous préférez utiliser votre clavier sur Windows
      • command+c / command+v si vous préférez utiliser votre clavier sur Mac
  • Déplacer : pour déplacer la note d'un épisode de soins à un autre.
    • Si l'épisode de soins voulu n'apparaît pas dans le menu déroulant, vérifier si l'épisode de soins en question a bien été créé avant de déplacer la note. Pour confirmer, retourner dans l'onglet Tenue de dossier du dossier patient.
    • À noter : Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez créé votre note dans l'épisode de soins d'un de vos collègues ou dans un épisode de soins qui aurait dû être archivé.
  • Supprimer : pour supprimer la note ou l'édition de la note en cours.
    • À noter : L'option de suppression est irréversible et celle-ci n'est disponible que si la note est en cours d'édition. Une note complétée ne peut être supprimée.

Dans le coin bas à droite, vous retrouverez également deux boutons gris indiquant :

• Une flèche : pour remonter dans le haut du formulaire en un clique
• Un clavier : pour afficher la barre de symboles afin de faciliter la prise de notes
  • À noter : Il se peut que le clavier disparaisse durant votre prise de notes.
    Cliquer sur un champ de texte pour le voir réapparaître dans le bas de l'écran pour accéder à la barre de symboles si nécessaire. Pour fermer la barre de symboles, vous n'avez qu'à cliquer sur le X dans le coin haut droit de la barre.

Consulter / Éditer une note existante

Pour accéder à une note existante pour la consulter ou créer une nouvelle édition, vous devez ouvrir le dossier du patient, cliquer sur l'onglet Tenue de dossier et sélectionner l'épisode de soins concerné.

1. Cliquer sur la note en question
2. La note s'ouvrira et vous pourrez la consulter
3. Cliquer sur le menu Actions pour accéder aux options suivantes :

• Éditer : pour pouvoir créer une nouvelle édition 
  • À noter : En cliquant sur Éditer, la note se remet en mode édition. Toutes les options et règles détaillées dans la section redeviennent disponibles et applicables. La nouvelle édition sera officiellement prise en considération par le système qu'au moment ou l'auteur la complétera.
  • À noter : La création d'une nouvelle édition n'altèrera en aucun cas les éditions complétées précédemment.
  • À noter : Si plus d'une édition est créée, un bouton Éditions sera disponible dans le haut de la note pour pouvoir consulter chacune des éditions complétées pour cette note.
• Générer une lettre au médecin : pour générer une lettre au médecin à partir de cette note. 
  • Pour plus de détails concernant cette fonctionnalité, veuillez consulter cet article : Envoyer une lettre au médecin
• Déplacer : pour déplacer la note d'un épisode de soins vers un autre.
  • Si l'épisode de soins voulu n'apparaît pas dans le menu déroulant à cet effet, vérifier si l'épisode de soins en question a bien été créé avant de déplacer la note. Pour valider, retourner dans l'onglet Tenue de dossier du dossier patient.
  • À noter : Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez créé votre note dans l'épisode de soins d'un de vos collègues ou dans un épisode de soins qui aurait dû être archivé.
• Imprimer : pour imprimer la note.
  • À noter : Cette fonctionnalité n'est disponible que lorsque la note est complétée.
• Marquer comme erronée : pour identifier la note comme fautive en fournissant une raison.
  • À noter : Cette action requiert le mot de passe lors de la connexion au logiciel de l'auteur de la note pour valider la manipulation puisque celle-ci est irréversible.
  • À noter : Une fois que la note est marquée comme erronée, celle-ci sera barrée en rouge et seul l'auteur de la note la verra dans la liste d'activités de l'épisode de soins.
  • IMPORTANT : L'équipe Medexa ne supprime pas de notes dans les dossiers patients. En cas d'erreur, cette fonctionnalité doit être utilisée pour indiquer l'erreur et assurer que la tenue de dossier soit exacte et à jour.

ATTENTION : Certaines des fonctionnalités mentionnées dans cet article ne seront disponibles et visibles que par l'auteur de la note. Si vous ne voyez pas certaines des options détaillées, veuillez vous référer à l'auteur de la note.

Importer un formulaire

Cette option est utilisée lorsqu'une clinique doit ajouter un document externe à Medexa dans la tenue de dossier d'un patient. Ce document doit être en format PDF ou PNG.

Pour ajouter un document manuellement, commencer par ouvrir le dossier du patient, cliquer sur l'onglet Tenue de dossier et sélectionner l'épisode de soins concerné.

1. Cliquer sur le + dans le coin droit de la section Activités
2. Cliquer sur le bouton Ajouter un document
3. Si le document à insérer est accessible, le glisser dans la boîte à cet effet, sinon cliquer sur Choisir un fichier
4. Retrouver le fichier à partir des dossiers de votre poste de travail 
5. Double-cliquer sur le fichier OU le sélectionner et cliquer sur Ouvrir
6. La prochaine fenêtre permet de renommer le fichier avant de le sauvegarder dans l'épisode de soins (Facultatif)
7. Cliquer sur Sauvegarder

Une fois le fichier ajouté à la liste d'activités, certaines actions sont disponibles en consultant la note :

• Icône de crayon suivant le titre du fichier : pour renommer l'activité
• Confidentialité : pour configurer le niveau de confidentialité de la note.
• Télécharger : pour télécharger la note 
• Marquer comme erronée : pour identifier la note comme fautive en fournissant une raison.