Tenue de dossier

Pour un thérapeute, la tenue de dossier est un élément clef pour assurer le bon suivi de ses dossiers patients.

Cet article souligne les éléments inclus dans les onglets "Tenue de dossier" et "Archives".

Tenue de dossier

La tenue de dossiers comptabilise tous les épisodes de soins en cours pour un patient.
Il est donc possible d'avoir plusieurs épisodes de soins en cours si un patient est traité par plusieurs disciplines à la clinique.
Pour plus d'informations relatives aux épisodes de soins, consulter l'article suivant :  Épisodes de soins


Activités

Dans la section activités, vous retrouverez toutes les notes prises par les thérapeutes traitant pour cet épisode de soins.
Les éléments suivants se retrouvent dans cette section :

  • ( _ complétées, _ non-complétées)

    Cette mention dans le haut de la section "Activités" indique s'il y a des activités en cours d'édition.
    Cette indication facilite les suivis et est particulièrement pertinente à prendre en considération avant d'archiver l'épisode de soins.
  • +   (bouton)

    Le bouton + en haut à droite de la section "Activités" permet d'ajouter une activité dans l'épisode en sélectionnant un formulaire dans la liste présente ou en cliquant sur le bouton "Ajouter un document" pour importer un formulaire externe à Medexa.

    Pour en apprendre davantage sur les options disponible lors de la prise de notes sur un formulaire digitalisé sur Medexa, consulter l'article suivant : Prise de notes

    N.B. Les ajouts de documents externes à Medexa doivent être en format PDF.
  • Professions   (menu déroulant)

    Le menu "Professions" permet de filtrer les activités affichées selon la profession assignée aux formulaires complétés.
  • Actions   (menu déroulant)

    Le menu "Actions" contient plusieurs options complémentaires à la tenue de dossier. 

    • Éditer l'épisode : Cette option permet de modifier toute information relative à l'épisode de soins, tel que le titre, le diagnostic assigné ou la date de début de l'épisode. Il est également possible d'y ajouter des notes et d'archiver l'épisode de soins à partir de la mention "Éditer l'épisode".
    • Consultation rapide : Cette option permet de consulter les activités complétées sans avoir à les ouvrir manuellement une à la fois. En cliquant sur cette fonctionnalité, une fenêtre s'ouvrira et en utilisant le menu déroulant dans le haut de celle-ci, il sera possible de sélectionner la note à consulter. Les boutons "Précédent" et "Suivant" dans le bas de la fenêtre permettent également de sauter d'une activité à l'autre rapidement pour un survol des notes prises durant le plan de traitement.
    • Télécharger les activités : Cette fonctionnalité permet de télécharger en format PDF une sélection d'activités complétées de l'épisode de soins. Ceci est particulièrement utile lorsque le patient ou une organisation externe demande à avoir un extrait du dossier patient. Pour plus de détails sur cette fonctionnalité, veuillez consulter l'article suivant : Exporter les notes d'un dossier patient
    • Programmes d'exercices ©Physiotec : Cette fonctionnalité requiert une inscription aux services Physiotec. Pour plus d'informations relatives à leurs services et l'utilisation de cette intégration, veuillez consulter Physiotec directement.

      Si vous êtes déjà inscrit, voici les étapes à suivre pour créer ou consulter un programme d'exercices : 
      • Cliquer sur "Programmes d'exercices ©Physiotec" dans le menu déroulant
      • Pour créer un nouveau programme d'exercices :
        • Cliquer sur "Créer client" 
        • Cliquer sur "Nouveau programme d'exercices"
        • Un onglet qui vous donne accès à la plateforme Physiotec s'ouvrira dans votre navigateur
        • Suivre les directives fournies par Physiotec pour créer le programme d'exercices
      • Pour consulter un programme d'exercices existant :
        • Cliquer sur le bouton "Synchroniser" si la liste n'est pas à jour
        • Cliquer sur le programme d'exercice que vous voulez visualiser dans la liste
        • Un aperçu de celui-ci s'ouvrira dans Medexa


Notes

Cette section permet au personnel de la clinique de laisser des notes relatives à l'épisode de soins du patient.
Ces notes sont pour but de faciliter la communication à l'interne ou de noter des rappels quelconques.

Il est également possible d'envoyer un courriel ou de paramétrer un rappel à partir de cette section. 
Référez-vous à cet article pour savoir comment faire : Programmer un rappel / Envoyer un courriel au patient

ATTENTION : Cette section ne sert pas à la prise de notes du thérapeute traitant. Toute note liée aux rendez-vous du patient avec le thérapeute traitant doit être comptabilisée dans la section "Activités".


Documentation

Cette section permet d'ajouter toute information complémentaire au suivi tel qu'un document, une photo, une vidéo, une prescription, un diagnostic ou autre. Cette section sert à compléter l'épisode de soins avec toute information additionnelle qui peut servir à documenter ou complémenter les notes prises dans la section "Activités".

En cliquant sur le bouton +, situé en haut à droite de la section "Documentation", vous aurez l'option d'ajouter un document ou de "Créer un dossier". La création de dossiers permet de trier l'information ajoutée dans la section "Documentation". Si vous créer un dossier, vous n'avez qu'à cliquer sur le dossier, puis sur le + pour y ajouter des images/documents/vidéos.

Ex : Si vous avez plusieurs photos à ajouter pour documenter l'évolution du patient et vous ne voulez pas que ces photos soient pêle-mêle au travers des scans, prescriptions et documents autres, vous pouvez créer un dossier nommé "Photos" et y insérer toutes les photos.

N.B. : L'icône de crayon situé au bout d'un élément de la section "Documentation" permet d'éditer le titre de cet élément ou de le supprimer.


Archives

L'onglet "Archives" du dossier patient répertorie les épisodes de soins et les regroupements de factures archivés.
Les sections sont bien divisées pour éviter toute confusion entre les deux types d'archives.

En ce qui concerne la tenue de dossier, il est recommandé d'archiver les épisodes de soins lorsque le patient a terminé son plan de traitement. 

Pour archiver un épisode de soins :

  1. Ouvrir le dossier du patient
  2. Cliquer sur l'onglet "Tenue de dossier"
  3. Cliquer sur le titre de l'épisode de soins à archiver
  4. Cliquer sur le menu déroulant "Actions" et sélectionner l'option "Éditer l'épisodeOU
    Cliquer sur l'icône de crayon en passant votre curseur sur l'onglet de l'épisode de soins
  5. À partir de la fenêtre "Éditer l'épisode de soins" vérifier si les informations relatives à l'épisode de soins sont correctes
  6. Cliquer sur le bouton "Archiver
  • Les épisodes archivés peuvent être consultés à n'importe quel moment à partir de l'onglet "Archives".
  • Si le patient revient pour le même problème, vous pouvez désarchiver un épisode de soins en suivant les étapes détaillées dans la dernière section de cet article : Épisodes de soins

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