Rappels de rendez-vous
La fonction de rappel de rendez-vous par courriel et par SMS permet aux clients de ne rater aucun rendez-vous. Le fonctionnement est très simple. Lorsque vous planifiez un rendez-vous à l’horaire, si le rappel par courriel ou par SMS est activé au dossier du patient, le rappel s’envoie automatiquement.
À noter : Si vous vous êtes inscrit aux rappels SMS, le rappel par courriel et le rappel par SMS sont automatiquement activés sur tous les nouveaux dossiers patients. La clinique doit donc décider d’un délai de rappel qui lui convient en considérant sa politique d’annulation pour assurer la satisfaction de sa clientèle.
Pour configurer les rappels de rendez-vous :
- Se rendre dans Ma Clinique
- Cliquer sur l’onglet Rappels.
- Configurer vos rappels
- Cliquer sur Sauvegarder
Paramétrer la possibilité de confirmer les rendez-vous à partir des rappels :
- Cliquer sur la section "Configuration globale"
- Cocher la "Permettre la confirmation des rendez-vous"
Important :
- Lorsque la fonctionnalité est activée, un lien s’ajoute dans le courriel de rappel permettant au patient de confirmer sa présence au rendez-vous.
- Les annulations doivent être effectuées par téléphone, à la clinique directement. La clinique est responsable d’aviser sa clientèle que le lien permet seulement de confirmer les rendez-vous.
- Lorsque le rendez-vous est confirmé par le patient, un crochet apparaît sur la plage du rendez-vous. Aucun message n’est envoyé à la clinique pour la notifier.
- Cette fonctionnalité ne s’applique que pour les rappels par courriel. Si vous activez la fonctionnalité et que vous avez les rappels courriels et SMS, les liens permettant la confirmation ne seront présents que dans les rappels courriel.
Paramétrer les délais de rappels :
- Cliquer sur la section Configuration spécifique
- Cliquer sur le point de service à paramétrer
- Cliquer sur le menu déroulant vis-à-vis chaque journée pour paramétrer le délai de rappel approprié
- Cliquer sur Sauvegarder
Important :
- Le rappel s’envoie à l’heure du rendez-vous, peu importe la journée sélectionnée.
- L’assignation des délais de rappels par jour permet d’adapter la fonctionnalité selon la réalité de la clinique.
- Ex. Si la clinique est fermée durant la fin de semaine, elle peut configurer le délai de rappel des rendez-vous du lundi pour le jeudi ou pour le vendredi précédent. En cas d’annulation, la clinique sera avisée durant les heures d’ouverture, ce qui permettra de mieux gérer l’annulation.
- Si le patient désire un délai de rappel différent de celui configuré par la clinique, le délai de notification peut être modifié sur le rendez-vous à partir de la fenêtre «Éditer le rendez-vous» en cliquant sur l’icône de crayon du rendez-vous.